2.系统需求分析
2.1系统概述
 协同办公管理系统，是面向企业的日常运作和管理，也是员工及管理者使用频率最高的应用系统，是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。它使企业管理更加规范，实现了通过网络对信息进行发布、传递、接收等一系列功能。系统中设置的办公管理模块，为企业办公提供了一个更为方便的管理平台，大大提高员工办公的工作效率，进而提高整个企业的办公效率。
 因此作为一个能够提高企业办公效率，提升工作质量的协同办公管理系统，应该从以下设计目标出发考虑：
 完善办公系统，使基于协同办公系统的数据决策更为直观和精确；
 增强员工自助服务的功能，简化办公管理流程，使企业员工有更多的时间和精力用于企业的战略规划
 完善办公系统的业务管理功能，如“计划管理”、 “会议发布”、“制度变更”等等；
 健全安全机制，完善安全监控审计功能；
 增强系统可视化的设计，提高用户的可操作性，减少用户培训。
 
2.2系统需求获取模式
 系统需求获取是整个需求分析设计过程中相当重要的一环，如果不能获取稳定的正确的需求，将给项目带来不可估量的后果，而且随着开发过程的深入，造成的后果将越来越严重，改正所需耗费的资源也越来越昂贵。
 针对我们对需求获取过程中存在的困难的分析，我们决定采用以下的需求获取方式：
 
2.2.1问卷调查法
　　所谓“问卷调查法”，是指开发方就用户需求中的一些个性化的、需要进一步明确的需求，通过采用向用户发问卷调查表的方式，达到彻底弄清项目需求的一种需求获取方法。
 这种方法适合于开发方和用户方都清楚项目需求的情况。因为开发方和建设方都清楚项目的需求，则需要双方进一步沟通的需求就比较少，通过采用这种简单的问卷调查方法就能使问题得到较好的解决。
 
2.2.2会议讨论法
　　所谓“会议讨论法”，是指开发方和用户方召开若干次需求讨论会议，达到彻底弄清项目需求的一种需求获取方法。
 这种方法适合于开发方不清楚项目需求（一般开发方是刚开始做这种业务类型的工程项目）但用户方清楚项目需求的情况。因为用户清楚项目的需求，则用户能准确地表达出他们的需求，而开发方有专业的软件开发经验，对用户提供的需求一般都能准确地描述和把握。
 
2.2.3界面原型法
　　所谓“界面原型法”，是指开发方根据自己所了解的用户需求，描画出应用系统的功能界面后与用户进行交流和沟通，通过“界面原型”这一载体，达到双方逐步明确项目需求的一种需求获取的方法。
 这种方法比较适合于开发方和用户方都不清楚项目需求的情况。因为开发方和用户方都不清楚项目需求，因此此时就更需要借助于一定的“载体”来加快对需求的挖掘和双方对需求理解。这种情况下，采用“可视化”的界面原型法比较可取。
 
2.3 可行性分析
 经济可行性：主要是对项目的经济效益进行评价，本系统作为一个毕业设计，无需开发经费，在经济上是可以接受的，并且本系统实施后可以显著提高企业协同办公管理的效率，有助于企业实现信息化管理。所以本系统在经济上是可行的。
 技术上的可行性：技术上的可行性分析主要分析技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件能否满足开发者的需要等。由于本系统面向中小企业，该管理系统采用了传统的J2EE模式进行开发。数据库服务器选用微软公司的MYSQL数据库,它的灵活性、安全性和易用性为数据库编程提供了良好的条件。因此，系统的软件开发平台已成熟可行。硬件方面，科技飞速发展的今天，硬件更新的速度越来越快，容量越来越大，可靠性越来越高，价格越来越低，其硬件平台完全能满足此系统的需要。
 社会可行性：目前，为了满足企业资源共享、信息查询的需求，各公司基本都有自己的内部健全的自动化办公管理系统，已有的设施为本系统的部署和使用提供了坚实的基础。另外企业都希望充分利用本公司现有资源提高管理质量、降低管理成本、增强企业信息化，本系统可以很大程度上满足企业的这种需求，本系统的开发是可行的。
 
2.4系统功能需求
 协同办公管理系统的主要功能包括：登录管理功能，会议管理功能,计划管理功能,宣传管理功能,制度管理功能,企业文化管理功能,消息群发管理功能和纪要归档管理功能。
 1，登录管理，主要设计登陆系统的用户的用户名和密码，与一般的系统不同，本系统没有用户注册和用户删除的功能，新用户的加入必须由系统管理人员负责添加进数据库，新用户首先经企业内部审核通过后，将用户名和密码交予系统管理人员，由系统管理人员负责将新用户信息输入登陆数据库。删除用户也是由企业向系统管理人员提出删除某用户的通知，再由系统管理人员负责将此用户从登陆数据库中删除。
 2，会议管理，实现各类会议发起、查看、修改以及会后的会议归档，从而实现会务信息、会议纪要、会议资源的统筹协调管理工作。
 3，计划管理，对部门工作及个人工作计划实施制定、督导、考评功能，方便部门主管、员工对以往工作检查总结，从而对目前工作进行协调并对未来工作加以合理安排。
 4，宣传管理，对企业文化，公文发布，政策文件等以公告的形式发布出来，起到宣传作用。
 5，制度管理，对企业的例行制度进行长期公示，如有制度变更则随即更改。如休假制度，例会制度等等。为企业的制度化健康发展起到积极作用。
 6，企业文化管理，用于进行企业文化教育的推广。
 7，消息群发管理，以消息的形式，发布放假通知，节日祝福，办公数据等能容，也便于企业内部人员之间的联系。
 8，纪要归档管理，用于完成对以上各管理模块信息的综合管理，对重大重要规章制度，宣传内容，会议信息等记录，进行归档备案管理。
 
  

2.5 系统体系结构

 图 2.5   系统体系结构
 

 各管理模块具体结构功能如下：
 
 
2.5.1登录管理
 登录管理，的主要功能是登陆系统，与一般的系统不同，本系统没有用户注册和用户删除的

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