[摘要] 企业信息化发展水平是衡量其实力和竞争力的重要标志。随着中国会展业的迅速发展，会展企业信息化建设成为提高企业整体竞争力的一个重要举措。针对会展信息管理活动的特殊性，本文提出会展企业信息化运作的四大对策。
　　[关键词] 会展企业 会展管理 信息化 对策
　　
　　一、会展企业信息化的意义
　　所谓企业信息化，就是企业在整个经营管理过程中，利用信息技术手段来改造和提升自身管理水平的过程，其本质作用是提高企业的管理水平和发展能力，加强企业的核心竞争力。在当今世界经济一体化和全球信息化的环境下，对一个企业而言，信息化发展水平是衡量其实力和竞争力的重要标志。
　　中国会展业在“十五”期间取得了可喜的成绩，1997年的展览项目数首次突破1000个，到2001年，突破2000个，2002 年就超过3000个，2005年估计约为3800个，2007年继续呈现稳定增长的态势。就展览项目数而言，中国仅落后于全球第一的美国，而展览场馆数量则居世界第三，排在美国和英国之后。会展业在经历了几年的高速发展后，已成为我国最具活力的产业之一。与此同时，我国会展业的信息化建设也发展得如火如荼。为了适应迅速发展的会展业需要，会展企业加大力度投入到信息化建设当中，如中国国际展览中心集团公司从2003年开始进行集团的信息化建设，投资1800万元用于办公自动化系统和公司各部门的业务系统的建设，比如光纤的铺设、网络以及公司内部局域网的建造，以及展览业务信息化建设。中国国际展览中心集团公司实现了无纸化办公，信息非常透明，便于公司内部的管理和沟通，提高了工作效率。
　　信息化正在改变一切，在改变人们的工作方式、管理方式和生活方式。要在高度竞争的信息时代生存和发展，加快企业的信息化进程是必由之路。信息技术的广泛应用可以使会展经济所带来的复杂的资金、商品和信息流动更加顺畅合理，降低会展各方的运营成本。从某种意义上，信息化运作是会展企业从内部深挖潜力，整合资源，提高企业整体竞争力的一个举措。
　　二、会展信息管理的特性
　　会展是信息密集型的活动。会展活动存在着一些特点，首先是 “长期筹备．短期举办”的活动，这种活动具有点和线相结合的特点，也就是说会展活动前期准备时间长，实施时间短，特别是在临近会展开始的短暂时间内，将会涌现出大量的高密度的信息，这些信息必须要及时准确的进行处理，但同时也不能忽视准备期间的信息传递和收集。
　　其次,会展活动具有鲜明的阶段性,一般分为展前、展中和展后三个阶段。每个阶段的信息流程是不同的,展前阶段主要进行招商招展的活动，是会展企业向外传递信息,把信息传送到目标市场;展中阶段主要是现场管理,会展企业要从展会现场收集信息;展后阶段主要是信息反馈,会展企业要对数据和信息进行分析。
　　最后，会展活动的组织管理是以项目方式进行的，会展项目之间具有比较强的时间和空间的依赖性。时间上的依赖性是指项目的准备和执行过程在时间轴上具有先后顺序依存的关 系，如果一个项目延误了时间，其他项目又不能超越它的时候，就有可能造成整个活动的向后推移。在会展整个期间很多工作又是并行运行的，各个部分工作完成的质量直接影响其他工作完成的好坏，当某个项目的物理属性尚未建立或建立不完整、不完善时，势必影响其他项目的存在，这是空间上的依赖性。
　　会展活动具有的这些特性，使得会展信息管理活动有其特殊性。运用什么手段及时准确地处理在短暂时间段内出现的大量高密度信息？如何通过企业信息化建设把分散于各个阶段的信息有效的整合在一起，成为有效的信息服务于会展企业管理和经营？本文将针对会展信息管理的特性提出会展企业信息化运作的对策。
　　三、会展企业信息化运作对策
　　1.会展企业信息化运作要坚持“三位一体”的原则
　　会展企业信息化实质就是会展企业利用信息化技术管理会展的各个环节,为主办方、参展商和专业观众创造和提供信息交换和互动的平台,在这个平台上主办方能及时准确处理纷繁的信息，参展商和专业观众能迅速获得他们所需的信息解决各自的问题。要形成这样一个完整有效的平台需要三个部分有机组合而成（如图1）。这三个部分是办公室信息化、会展现场管理信息化和展会网上信息化。这三个部分分别起着不同的作用，办公室信息化是会展企业信息化的基础工程，会展现场管理信息化是会展企业信息化的形象工程,展会网上信息化是会展企业信息化的窗口工程。其中现场信息化管理不仅提升了展会信息化水平和展会形象,更好地为展会参与者服务,而且使会展企业获得宝贵的展会信息资源。
　　办公室信息化具体表现为企业资源计划（ERP）、协作办公自动化（OA）、客户关系管理（CRM）；会展现场管理信息化主要功能是观众登记、门禁系统、发证和收款；展会网上信息化主要形式是在线登记、信息发布和在线展会。从这三部分的信息化内容，我们可以看出这三者关系是相辅相成，互为服务的。如观众登记、门禁系统和在线登记是为客户关系管理提供所需的信息，而企业资源计划把客户的需求信息和企业内部的业务活动通过协作办公自动化整合在一起，形成一个完整的服务供应链，并对供应链上的所有环节进行有效管理，消除中间冗余的环节，减少浪费，避免延误。会展企业要以资源整合者的姿态思考企业价值链中的各个环节，将原来分散的信息集中分析处理，使三个部分信息化的数据做到完全匹配，并且实现共享，就能形成全面、可靠和有效的互动平台。
　　2.会展企业信息化运作要贯穿“以项目为基本的管理单位”的观念
　　由于会展活动的组织管理是以项目方式进行的，因而会展企业信息化建设也应该遵循以项目为基本的管理单位的观点。会展项目之间具有比较强的时间和空间的依赖性，同时会展活动又具有鲜明的阶段性，会展企业信息化运作可以以客户为中心，按会展活动的展前、展中、展后三个阶段为时间轴，把会展企业信息化的建设具体为各个有一定内在联系的项目而串成。这些具体的项目表现为：展前管理包括策划安排、客户管理、销售管理、客户服务和财务管理，展中管理即现场管理，展后管理包括统计图表、知识库管理、行政人事、沟通与通讯。
　　在策划安排这一项目中，各项活动的相关信息都是围绕策划这个项目的，如搜集同类展会的信息对本展会的主题进行策划，根据展会的主体和规模来选择办展场所，对展位进行布置，制定日程安排，安排媒体、现场搭建商、运输商、宾馆酒店、票务公司、现场服务公司等以确保展会开展。策划安排这项目是为其他项目的运作奠定了基础，客户服务包括了搭建服务、运输服务、票务服务、礼仪服务等，就是根据策划安排的信息来提供的。销售管理项目是根据客户管理项目的信息开展的，而财务管理项目又是建立在销售管理项目的基础上的，各个项目之间的信息是根据事件的先后顺序相互串联而成，形成一条完整的信息流，有助于企业清晰地对会展项目的运营状况整体把握。
　　3.会展企业信息化运作要运用“以信息技术为支点”的模式
　　(1)控制信息流向，实现信息的效用和价值。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、传递、存储和处理等活动为特征，目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、分析、选择、吸收、评价和利用等活动为特征，目的是实现信息资源的价值。信息传输是信息在时间和空间上的转移，因为信息只有及时准确地送到需要者手中才能发挥作用。因而企业信息化运作中的一个重要的方面是：如何控制信息流向，实现信息的效用和价值。

相关论文