账套的启用

系统初始化设置

记帐凭证的录入，复核及汇总处理

四、 凭证的上报和接收

五、 凭证与帐页的查询和输出

六、 账务的期末处理

七、 编制会计报表

内 容 摘 要

会计电算化是利用电子计算机技术对会计信息进行管理的人机相结合的控制系统,人们合理利用计算机程序的优点来做帐务处理，能够大大提高工作效率。

电算化帐务处理系统的主要内容包括：账套的启用；系统初始化设置；凭证的录入，复核及汇总处理；凭证的上报和接收；凭证与帐页的查询和输出；账务的期末处理；编制会计报表。

通过对帐务系统的了解和准确运用，可以深刻领会到电算化帐务处理系统的方便与快捷。同时，它也对会计从业人员提出了更高更严的要求。

电算化帐务处理系统与帐务处理方法

伴随着科学技术的飞速发展，人类社会已迅速进入数字信息时代。而经济体制改革的不断深人,对会计核算提出了新的更高的要求。 “会计电算化”作为一种快捷的处理数据信息的手段已被人们普遍熟知并接受。它作为一种经济信息活动,是整个信息化的一个组成部分,在我国经济改革中,搞好会计电算化有着十分重要的意义。

会计电算化是利用电子计算机技术对会计信息进行管理的人机相结合的控制系统,也就是用计算机代替人工记帐、算帐、报帐以及部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断过程。人们合理利用计算机程序的优点来做帐务处理，能够大大提高工作效率。会计电算化是一项系统工程，面对错综复杂的各种数据，如何有效利用计算机程序进行缜密的帐务处理，使其更趋科学性、创造性、严密性，从而更好地为管理、决策服务呢？下面就电算化帐务处理的主要内容作如下说明：

账套的启用

在使用帐务系统前，应先启用系统的账套。在启用时，要根据企业的业务特点，对系统的一些选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。

系统初始化设置

1、操作员及权限：在使用计算机进行财务管理后，应对本单位财务人员的分工和权限进行设置。若您需要对某一功能权限做进一步细化，如希望制单时按科目进行权限控制等，可到“明细权限”功能中进行设置。

2、编码方案：由于系统中的各项目录都采用分级核算，那么，在系统初始时，您应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类信息的目录，如：科目级长、客户分类级次、部门级次等。

3、选项:账簿选项决定了您将如何使用系统，如果您希望系统的功能与控制能够适应您单位的实际需要，那么，最好您先在这里进行相应的设置。

4、会计科目：账簿选项设置完毕后，就可以开始录入一些基本的目录信息。如先将已整理好的会计科目录入到系统中。

5、各辅助核算目录：如果您的单位有较多的往来业务、有较多的部门或需对一些特殊业务进行项目核算，那么，录入会计科目后，还应录入部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录等等。

6、外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。

7、期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额。

8、凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证，付款凭证，转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。

三、记帐凭证的录入，复核及汇总处理

1、记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)，也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式，在实际帐务的处理中，记帐凭证处理是整个系统中最重要的数据入口，它包括：记帐凭证的录入、记帐凭证的复核、凭证的自动生成和支票号的录入。录入数据的正确与否将直接影响到整个系统数据的准确性。而凭证的录入处理又是记帐凭证处理中的最重要环节。它包括以下几个方面：

①录入日期；②录入摘要； ③输入会计分录的科目编号或助记码；④录入会计分录的金额；⑤系统会自动根据原始凭证的输入情况自动统计附件张数，也可手动录入；⑥一个记帐凭证的制作完成后，如果继续录入此类记帐凭证的下一张凭证，则点击“增加”或“下一张”按钮，否则按“退出”按钮。

在操作过程中，应检查凭证的正确性，主要有以下几个方面：

①科目编号的正确性。一般不允许输入非明细科目，除非以下情况：一个科目的下级科目全都是借方科目时，可以在贷方科目分录输入该科目的非明细代码，同理一个科目的下级科目全部是贷方科目时，可以在借方科目分录中输入该科目的非明细代码。若一个科目的下级借贷方科目都有时，或者是一个科目及其下级全为科目时，则该科目在凭证分录输入时必须录入到最明细级。

②凭证金额的借贷平衡关系检查。一个凭证要合法，必须符合有借必有贷，借贷必相等的原则，也就是让该凭证的借方金额合计与贷方金额合计相等。

③凭证的分录金额是否等于该分录原始凭证的合计金额。

记帐凭证的录入，其操作方法优点很多：在录入凭证过程中，计算机在屏幕上利用直观的凭证界面，并且自动给出连续的凭证编号，有着灵活的原始凭证制作方法，给我们提供很大的方便。同时，系统提供了摘要帮助和联想功能。在科目录入时，只需输入科目编码，系统便会显示科目名称，还可以用助记码代替，也可以在任一级上点鼠标右键激活科目帮助。输出的分录金额如果是负数，则自动显示成红字。凭证的合计栏内显示当前的借贷金额合计，供录入时参考。凭证录入或经过修改之后，系统自动进行平衡检查，如果不平，自动给出详细的提示信息。在凭证删除时，系统自动处理后面的记帐凭证，以使凭证编号连续。可以一次性选择多个凭证进行打印，以方便我们的操作。提高了我们的工作效率。

2、记帐凭证的复核是复核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要复核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，同时登记明细帐。凭证的正确性、合法性、复核主要以人工复核为主，计算机辅助完成工作，其操作过程如下：在点击“复核”按钮执行凭证复核功能之前，复核员应利用系统提供的“查找、上一张、下一张原始凭证”功能对记帐凭证进行核对，然后点击“复核”按钮对凭证进行复核，此时计算机将每一凭证加上复核人员的姓名，同时计算机根据记帐凭证登记各科目的明细帐。

凭证复核应当注意以下几点：

取消凭证的复核标志，凭证自动恢复为帐前凭证；

有复核权限的操作员不能复核自己制作的凭证；

只有具有“凭证取消复核权”的操作员有权取消自己复核的凭证，没有权限取消其他操作员复核的凭证；

凭证一旦复核不能修改；

没有复核及取消复核权限的操作员在进入此功能时，“复核”和“取消复核”两个栏目不显示。

凭证的复核，体现了电算化处理系统的人性化原理，由于它的双重把关体系，防止了帐务上的差错，减少或抵制了帐面金额上的误差，明细科目的混乱，这也体现了计算机操作系统的优点。

3、记帐凭证的汇总指对已复核的凭证自动进行汇总，并同时登记总帐。其操作方法有两种：

①按日期确定，只需单击“按日期确定”，输入确定本次汇总的起止日期后，单击“汇总”按钮，则对已经复核的在起止日期之间的凭证进行汇总，并且同时登记总帐。

②按照凭证编号确定，几种选法比较复杂，有以下几道路径：一、用鼠标点击凭证类型，则右边的“已选择凭证范围”窗口中自动显示出相应凭证类型中已经复核但未汇总的凭证范围。二、如果我们采用多凭证类型，并且采用分类汇总，可在左显示框中选择需汇总的凭证类型，同时可以在“输入汇总范围”一栏内，修改凭证汇总范围。三、选择好凭证类型，汇总范围后，按下“汇总”按钮，记帐凭证进行自动汇总，同时登记总帐。形成的凭证汇总表的个数与凭证汇总的方式有关，若定义为分类汇总时，可能形成多个科目汇总表，若定义为全总汇总时，开成一个科目汇总表。

在某类凭证中，如果已经汇总的某一凭证取消凭证复核，并修改了某个凭证数据后又重新复核，该类凭证需重新进行汇总，否则有可能总帐与明细帐不匹配。

凭证的汇总是财务工作中的收尾阶段，不论是年结、月结、日结都可以采用汇总程序，且日常的对帐工作也方便进行，而其统计的数字比人为统计第一速度快，第二相对比较准确，第三科目齐全，一目了然，替人们解除了以往财务汇总的复杂繁琐的过程。

四、凭证的上报和接收

1、凭证的上报其主要用于下级单位在凭证完成后向上级单位上报。我们执行此功能时系统弹出窗口，选择好凭证上报的路径，如默认是C：/，选择完路径后，点击“下一步”按钮，接下来要选择好上报的凭证类型，即是在凭证类型定议中定义的类型，然后输入完成后，点击“完成”按钮，系统会自动完成凭证上报到指定的路径。

2、凭证的接收主要用于上级单位接由下级单位上报的凭证。进行凭证接收的前提条件是接收单位与上级单位的科目体系一致。包括科目编号、单位往来、专项核算、台帐等凭证输出过程中的信息。在执行此功能时，凭证接收窗口跳出，选择接收的凭证所存放的路径。选择好路径后，单击“下一步”按钮，出现此次接收的凭证列表正确无误后，单击“导入”按钮，出现此次已经接收的凭证列表。导入的凭证编号是按照已经有的凭证往后递延。如果接收的凭证由于删除凭证而凭证编号发生变化，则单击“导入”按钮，同时出现需要删除的凭证列表，单击“进入凭证处理”按钮时直接进入凭证处理状态，删除已经接收过的凭证。

凭证的上报与接收主要是为了解决凭证数据在科目体系统一的前提下进行的数据转移。它可以用于财务数据的报帐，实现财务数据的集中。

五、凭证与帐页的查询和输出

1、凭证查询主要是对帐后凭证的查询，主要有以下几种：

①记帐凭证查询可对帐后的凭证进行任意查询，打印。结合条件查询功能为查询凭证提供了较大的方便。操作方法是选择“记帐凭证查询”功能，确定日期后将指定月份的全部凭证的主要信息显示出来以供查询。也可“输入凭证编号”栏内录入所要查询的凭证编号对该凭证进行查询。

②汇总底稿查询，根据实际需求选择凭证的汇总范围，单击“确定”则显示提供查询的信息。

③凭证汇总查询，首先确定本次凭证汇总查询间是帐前凭证还是帐后凭证。接着是确定凭证的查询汇总日期，在指定的位置输入要查询的汇总表的年、月份。最后要选择查询的凭证汇总表的凭证类型，单击“确定”按钮。

④原始凭证的查询，就是查询指定日期的原始凭证。原始凭证分为：日记原始凭证、专项核算原始凭证、自定义原始凭证、其他原始凭证。可以根据实际需要选择查询，只需选择好时间和类型即可。

2、帐务查询主要是完成对各种会计资料的查询以及查询结果的打印输出，帐务查询可以查询当前的各种会计资料，也可以查询历史的会计资料。包括四种帐务查询：

①科目余额查询，它又分为两部分：

第一、科目汇总余额查询，是对全部总帐的本年和本月借贷发生额、当前余额的查询。

第二、明细帐余额查询，是对总帐科目及其明细帐的科目的本年、本月借贷方发生额和当前余额以及数量和外币信息的查询。

②科目帐查询是指查询指定日期范围的日记帐、三栏账、多栏账、总账账页和帐页等详细资料或明细发生额。

③科目汇总查询是按照凭证汇总的起止范围来查询或打印月汇总表，科目汇总查询可以查询一类凭证的科目汇总表，也可以将几类凭证的科目汇总表形成一个多栏的汇总表后或合并成一个总的汇总表。

④科目单位往来汇总，此功能可以查询单位往来汇总表，对于非单位往来科目，我们可以通过查询其下级所有明细科目的上期结转，末期借方，贷方发生额及余额的变动情况，对于单位往来科目可以罗列查询其下所有单位的汇总发生情况，包括上期结转，本期借方，贷方发生额及余额的变动情况。

账务期末处理

期末结账是一种批处理过程，其主要内容是三项，首先将本会计期间的已经审核过还未记账的凭证记账；然后自动生成已经定义过的期末结账凭证并记账；最后将本会计期间各会计科目的余额方向转入下一个会计期间，作为其期初的余额和余额方向，以便开始下一个会计期间的账务处理工作。

1、外汇损益调整。如果是外企或跨园经营的集团企业，不可避免地发生外币业务，当前对于外币业务核算有“一笔业务观点”和“两笔业务观点”两种观点。其中“一笔业务观点”对外币债权债务发生和结算时，因使用不同，汇率进行折算所产生的差额，用来调整原来的外币业务发生相对应帐户的账面余额；而“二笔业务观点”对外币债权债务发生和结算时，因使用不同的汇率进行折算所产生的差额，用来确认为汇总损益。对于采用“一笔业务观点”的企业，当发生外币债权债务时，即同时制作调汇凭证；对于“二笔业务观点”的企业，一般在会计期本制作调汇凭证，记入当期汇总损益。由于我国对外币业务的会计处理采用的是“两笔业务观点”，根据我国现行会计制度的规定，进行外币业务的会计处理，在会计期间终了时必须计算汇总损益，并进行相应的帐务处理。即对于各种外币帐务的外币期末余额，企业应按照期末市场汇率折算为记帐本位币的金额，并将其与记帐本位币帐户中对应账户的期末余额进行比较，其差额则为本期发生的汇总损益。

2、财务日期维护。到了月末，如果财务日期不到月结日期，可以通过财务日期维护来修改到相应的日期。

3、期末结帐处理。一般的月末帐务结转，主要完成对本月全部账务的数据的结转，形成本月的数据资料备份，同时修改财务时间为下月1日，为下一个月的系统正常运行做好准备。如果在凭证处理功能中录有下月凭证，月结向将转换为本月帐前凭证。执行本功能时，系统首先检查本月凭证是否已经全部复核，汇总，再检查是否已经到结帐的日期，以确定能否进行结帐。由于其比较复杂，故有几点注意事项：

①在进行月末账务结转前，本月所有业务必须均已处理完毕，全部记帐必须均已通过复核，汇总。

②月末账务结转每月必须执行一次，且只能执行一次，因此结账前应作数据的备份处理。

③上月未结账，则本月不能结账；上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证；本月还有未记账凭证时，则本月不能结账；已结账月份不能再填制凭证；结账只能由有结账权的人进行；若总账与明细账对账不符，则不能结账

④确认结账。从数据的角度，结账实际上是将余额类数据的本会计期间数据复制一份，同时修改其会计期间为下一个月会计期间，将期末余额数据及方向结转到新复制的月会计期间的期初余额及方向上。最后一个月会计期间结账就相当于年结账。年结账和月结账，没有什么本质的区别，只是年结账完后会自动产生下年度的空账。

编制会计报表

会计核算软件中的会计报表功能第一次使用时，也存在报表初始化的问题。完成报表初始化后，报表的日常使用主要有：报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印等功能。

会计报表的数据来源于记账凭证、总账、明细账各科目的发生额或余额、明细账汇总统计数据、本表计算数据、其他会计报表数据、会计核算软件其他子系统的数据资料、直接规定字符或常数及临时输入数据等。会计报表处理软件只要将报表数据的来源规定统一的数据传递和加工方法即可实现报表数据的自动生成。

会计电算化帐务系统的运用，符合企业会计制度的要求，其权限细化及各种模块的使用更加适应财务管理的需要，数据化程度使操作更加便捷，新颖的计算机技术使系统在通用的操作系统上运行速度更快。推进了会计工作的标准化，规范化，科学化进程，对提高会计工作的效率和质量具有深远的意义。

参 考 文 献

赵志刚，《会计电算化知识培训教程》2002年7月

2、陈鹏，《财务系统手册》2001年9月

3、侯相恩，《会计电算化初级培训教材》2002年8月

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