一、会计电算化软件的应用中的个别功能的误区

二、会计电算化软件的应用中的个别功能的作用

三、会计电算化软件的应用中的个别功能存在的弊端

四、会计电算化软件的应用的完善措施

内 容 摘 要

随着计算机技术特别是网络技术在会计领域的应用和发展日益深入，传统的手工会计核算手段正逐步被以计算机及网络技术的应用为特点的会计电算化核算取代,而手工会计在会计电算化软件的应用中的个别功能产生了异议。会计信息的安全性在手工操作阶段，人们已经找到并建立了完整的安全保障措施和防范办法，而会计电算化后，由于存贮载体的变化、处理方式的变更，使会计信息的安全性受到了严重的挑战。在电算化发展建设的进程中存在着不少的误区，电算化就是“用电脑做帐”，应用会计电算化软件后能“包治百病”，电算化就是硬件加软件，别人有自己也有

关于会计电算化软件中个别功能

的完善探讨

企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了，而在应用会计电算化软件中产生了个别功能的误区。由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。在近几年会计电算化的实践中，不少会计软件开发公司为了方便财会人员纠正会计电算化核算中的差错，纷纷在会计核算软件中设置了一些个别功能，例如“反复核、反记账、反结账”功能。这3项功能的使用确实给财会工作带来了诸多方便，但也产生了一些负面效应。

一、会计电算化软件的应用中的个别功能的误区

电算化进程本身是一个任重道远的过程，并没有现成的成熟模式可供企业参考，在发展建设的进程中，不可以避免地会遇到各种各样的问题，现阶段在对电算化的认识上，就存在着不少的误区。

1、电算化就是“用电脑做帐”

现在有许多企业把单位的“用电脑做帐”等同于电算化。其实，电算化是一个系统工程，它代表着一种开放的思想理念，即要在管理、生产、工作等各方面充分利用信息技术的便利，来提高效果。但面对着电算化扑面而来的滚滚浪潮，部分企业单位却把电算化的功能理解成狭义的“用电脑做帐”，拥有一台电脑，偶尔用一下就以为已经完成了电算化的进程，这种做法使得这些企业失去了真正信息化来实现生产管理质突破的契机，而这一现象目前存在的范围十分广泛，不得不引起我们的重视。

2、应用会计电算化软件后能“包治百病”

电算化并不是能够“包治百病”的灵丹妙药，电算化仅仅是一种提升企业管理的途径之一，要完全提升企业的管理还是要结合企业的本身的管理、生产、工作等各方面的充分利用信息技术的便利，来提高效率。

3、为电算化而电算化

电算化应该是一个符合企业发展的阶段、周期和进程，不仅符合企业会计制度，也要符合企业的实际情况。电算化的普及是为了让它能为企业的发展提供智力支持和技术保障，但目前存在着一种现象，即关注焦点放在电算化的方便上。比如不用手工汇总、不用手工记帐，而不是关心如何能够使电算化真正为企业所用，让它转化为管理能力和企业的竞争力。

4、电算化就是硬件加软件

的确，电算化软件从设计到具体实施涉及到一系列计算机硬件及软件。似乎大家照着软件操作手册就可以顺利使用了。事实证明，这是错误的理解。电算化系统的建设首先是一个管理思想的建设。这里管理思想包括了多个层面，既包括了领导层的宏观管理思想，也包括了具体业务人员的微观管理思想（工作流程或微流程）。实际上MRP、ERP、SCM等都是管理思想，而相关软件只是实现或实施这些管理思想而已。

5、别人有自己也有

许多企业没有真正了解自己到底需要什么样的“电算化系统”，而是看到竞争对手在实施电算化，自己也就盲目地实施电算化。企业进行电算化最需要的是清楚地知道自己最需要的是什么？要将电算化进行到一个什么样的程度？先上什么系统，后上什么系统？这些问题直接关系到企业电算化的成败，决不是可有可无。企业应当意识到IT技术或系统仅仅是一种手段，一种工具，企业必须真正地了解自己的目标，自己的核心业务，才能更有效地利用电算化这个手段来获益。因此，企业必须有一个好的计划才能实施电算化。

二、会计电算化软件的应用中的个别功能的作用

例如会计电算化软件中“反复核、反记账、反结账”功能。 “反复核”，又称“取消审核”，就是将已经复核的会计凭证取消复核标记，以便对其进行修改或增删，根据取消复核的记账凭证数量的多少又分为“单张取消复核”和“成批取消复核”两种。“反记账”又称“倒记账”，就是把一批已经登记到会计账簿的记账凭证当月的发生额从其各自账簿中予以扣除，使各账簿恢复到该批会计凭证登账前各账簿的发生额和余额的状态。“反结账”又称作“倒结账”或“环境恢复”，就是将已复核记账并已结转下月的会计账簿恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态。

总的来说，无论是手工记账还是计算机记账，都有可能会产生原始凭证录入错误，记账凭证编制中科目运用错误，会计账簿设置不合理等错误情况。在会计电算化中的软件中加入“反复核、反记账、反结账”就是为了更正会计电算化中工作差错，减少会计账簿中可能存在的冗余会计信息，保证会计电算化核算的准确性，提高会计基础工作的质量，顺应会计电算化核算与国际接轨的需要，是会计电算化顺应改革与时俱进的重要体现。具体地说，会计电算化中的“反复核”功能就是在己审核通过但没有登记会计账簿之前，发现了会计核算工作差错，通过事先设定好的“反复核”程序取消复核标记，由原凭证编制者重新编制正确的会计凭证，这与手工记账在处理方法和程序上没杳任何本质的区别。“反记账”功能就是当月在登记会计账簿以后发现会计差错时，使用此项功能纠错，但其前提条件应当是会计软件必须提供能反映更正会计事项来龙去脉的完整痕迹记录，以便将对更改会计事项的目的和内容进行审核查验，明确责任，防止弄虚作假行为的发生。“反结账”功能就是在会计月结特别是年结后，发现存在会计核算差错，修改前几个月甚至前几个会计年度的会计凭证、会计账簿和财务会计报告。有些会计软件不仅提供在当年各月的“反结账”功能，而且还可以跨年度“反结账”，即直接将会计账簿恢复至指定年份、月份各账簿未复核、未登账前的发生额和余额的状态，指定年月后的已经登账的会计账簿全部取消，只保留取消复核的工业凭证。

三、会计电算化软件的应用中的个别功能存在的弊端

 在会计信息处理电算化日趋普及的今天，利用计算机造假的会计事件也接踵而来，在每天的新闻播报中，几乎都会有一两条这方面的报道。随着科技的不断进步，人们对计算机的使用日趋频繁，造假的概率也随之增大。在会计电算化代替手工记账的今天，利用计算机造假应该是我们关注的一个重要问题。计算机造假是指利用计算机或对计算机系统实施的舞弊行为。主要包括偷窃、伪造、盗用、挪用及其他欺骗行为。下面分别从以下几个方面来阐述会计电算化中一些造假手法。

1、会计软件开发中造假手法

目前在我国，除了商品化的会计软件外，大多数单位的计算机会计系统是由高校、科研单位或本单位的计算机人员设计的。他们在设计应用软件时，就经过单位领导授意，加入丁一些“特别”程序。如有的系统，账户试算平衡时，将借方总数直接移到贷方，造成借贷永远平衡的假象，有的系统，固定资产为负数时，仍旧可以提取折旧。这样，无论单位怎样弄虚作假，会计核算的结果却永远“正确”。

(1)应用软件使用中造假手法

在使用一些会计应用软件时，主要的过程就是输入会计数据，经过计算机处理，生成用户需要的信息。因此在使用应用软件时，所涉及的造假主要在输入、输出和商议程序上。

①篡改输入数据。这是计算机造假中最简单、最安全、最常见的方法。数据一般要经过采集、记录、传递、编码、检查、转换等环节进入汁算机系统，任何与之有关的人员，或能够接触处理过程的人员，都有可能篡改数据，篡改会计数据主要有下列几种方式：

a．输入虚假的会计数据。例如，某企业2000年年底为了完成计划利润，遂在12月份的会计核算时，直接以虚假的数据输入计算机，以达到其虚增利润的目的。

b．修改数据。这种方式往往是绕过计算机会计系统，直接对会计数据文件进行修改。例如，1986年．我国首例计算机舞弊案，即大连市工商银行某办事处计算机会计系统管理员伙同他人利用计算机修改账日文件。截留企事业单位的贷款利息，以达到贪污的目的。

c．删除数据。有些单位的操作员串通库管人员，从存货系统中删除某个存货数据，然后再设法从仓库取走该项存货。

②修改输出数据。有些企业直接在输出结果上做文章。如某企业2000年年底根据计算机会计系统生成的报表出现了亏损，该企业为了体现良好的业绩，就直接对报表数据进行了修改，以此来达到目的。

2.与现行会计法规相违背

 《会计核算软件基本功能规范》第18条、19条明确规定，“在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应的记账凭证是否相符进行校验的功能”，“发现已经输入并已审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字冲销法或者补充更正法进行更正，记账凭证输入时可用‘一’号或者其他标记表示”。使用“反复核、反记账、反结账”功能更正会计工作差错，不仅违背了上述有关会计差错更正方法的规定，而且在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面，大多数的会计软件没有或很少提供必要的痕迹记录。

3.为做假账、提供虚假会计信息及经济违法犯罪打开了方便之门

由于“反复核、反记账、反结账”功能的使用，使得会计人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举。以前手工账由各人分别编制凭证、记载账簿，如果发生会计造假，通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数会计软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的痕迹记录。有的会计软件根本不提供这类逆向会计操作的痕迹记录，有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能，至于更正和补充了何种会计事项，其目的和来龙去脉如何则无从得知。现在，会计凭证、报表、账册都可以通过计算机打印出来，如果单位缺乏严格周密的会计电算化内部牵制手续，别有用心的人就会在会计业务发生时蓄意留下伏笔，经过一段时间后，神不知鬼不觉地篡改部分会计凭证、报表和账册，这样就使得会计做假、造假和经济违法犯罪变得更加隐蔽，给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。

4.如果软件功能使用不当，可能会导致账务混乱

在使用“反记账、反结账”功能时，由于财会人员会计电算化业务水平以及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目的体系可能发生了变化，如果误操作，很可能产生账务混乱，甚至可能导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。

四、会计电算化软件的应用的完善措施

通过分析不难发现，会计电算化工作中的个别功能并非十全十美，也不是一无是处，对其正确的态度简单地说就是“去偏存真，加栅防护”。会计电算化系统的舞弊虽然隐蔽且智能化较高，但只要针对性地采取正确的防范措施，就可以起到防患于未然的作用。

1.“去偏存真”就是去掉那些不合规的功能，保留有用且合规的功能。这是因为：在日常会计核算工作中，无论是手工操作还是会计电算化核算，存在差错是在所难免的，其差错必须通过规范的会计差错更正方法来纠正。会计电算化工作可能产生的差错，归纳起来主要有以下5种类型：一是会计科目运用错误；二是发生额多记或少记；三是编制记账凭证时借贷方用错；四是有关经济事项没有完整反映；五是会计摘要或原始凭证附件数量发生录入差错等。至于在手工会计核算中出现的诸如借贷不平衡、会计账簿登载笔误、跳行、隔页等差错，由于计算机自动记账、结账，已不可能再出现。在手工会计核算常用的会计差错更正方法中，除“红字划线更正法”不再适用会计电算化核算外，其他如“红字冲销法”、“补充更正法”依然适用于会计电算化核算，以上提及的5种类型的差错基本都可通过这两种方法进行更正，而且在《会计核算软件基本功能规范》中已有非常明确的规定。此外，关于冗余会计信息问题，相对于整个会计核算工作而言，发生会计差错的数量毕竟是有限的，不会出现有的同志担心的形成大量冗余会计信息的情况，而且通过规范的会计差错更正方法更正以后，不会影响到会计信息的质量及其使用，会计账簿、会计报表完全能够做到真实、完整、准确地反映企业的财务状况和经营成果。

2.加栅防护

当前，会计工作中普遍存在着会计信息失真和会计造假的问题，已经成为阻碍我国经济发展的毒瘤。而利用会计电算化“反复核、反记账、反结账”功能做假、造假正变得越来越普遍，从一定程度上讲，起到了助纣为虐的作用。国家有关会计法规对会计差错更正方法的规定，都强调了更正会计差错要有痕迹记录，其目的就是要做到有案可稽，有据可查，从制度上防止会计做假造假，不给犯罪分子以可乘之机。因此，从加强会计电算化法规建设、堵塞制度漏洞和提高会计信息质量的角度讲，会计电算化工作的主管机关——财政部对会计核算软件“反记账、反结账”功能要作出“加栅防护”的明确规定。对可以实施的逆向会计操作功能，会计软件必须要提供能够反映经济事项来龙去脉的痕迹记录功能；明令禁止会计软件提供具有会计舞弊功能性质的跨年度“反结账”功能；对会计人员利用“反记账、反结账”功能从事做账、造假等违法犯罪活动，要制定相应的处罚规定。通过严密法规和道德制度建设，促进财会人员遵章守纪，加强规范的职业道德教育，使会计电算化真正达到朱镑基总理提出的“诚信为本、操守为重、遵循准则、不做假账”的要求。 

3.保证会计信息输入的准确

要保证计算机信息的安全，输入数据的正确性是关键。为保证输入数据的正确，首先，应对进入系统的数据设置相应的审批制度；其次，应对系统的每一功能模块设置操作权限和口令密码，对特别敏感的数据还应设置多级密码控制输入；第三，应建立输入操作日志，以便随时监督和检查；第四，会计电算化软件中的输入程序中应设置对输入数据进行校验的功能，如平衡关系检验、凭证类型及连续凭证号检验、科目对应关系校验、科目窜户检验等手段。当操作员由于疏忽出现错误时，系统能自动检测出错误并拒绝接受错误数据。 转贴于 中国论文 

4.建立健全会计电算化系统的内部控制机制

会计电算化环境下，内部人员的恶意行为，工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全。因此，建立必要的内部控制措施是必要的。(1)实行用户权限分级授权管理。根据会计电算化系统的业务要求，设立各个电脑操作岗位，如系统管理员、软件操作员、系统维护员、会计档案管理员等，明确岗位职责和操作权限，使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作，保证会计电算化系统能够正常顺利的工作，确保会计数据的安全、准确、可靠。(2)内部控制制度的健全与更新。内部控制制度随着会计电算化替代手工会计核算方式的转变而具有了新的内容。控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制，手工控制和程序控制相结合的全面内部控制，控制的要求也更为严格、规范。因此要求必须建立和健全电算化环境下的内部控制制度，做到有章可循，有法可依。     5.规范会计软件市场，增加软件的限制功能

我国的立法部门应尽快出台相关法律，规范会计软件市场，避免由于行业垄断等原因造成的重复开发、强制购买等行为。会计软件本身的好坏将直接影响到会计信息的安全性，因此在软件的选择上应选择安全系数高、投资少、见效快、维护便捷、易于应用的软件。 会计软件的修改功能在方便用户的同时，也大大增加了系统数据的不安全性。因此，必须增加软件的修改限制功能。一是对没有记账的凭证，一经修改必须进行复核，正确后予以确认；二是对已记账的凭证系统必须提供不能直接修改账目的功能，对修改过的凭证，保留修改痕迹；三是输出的财务报表的数据由系统按照用户定义的格式和数据来源格式自动生成，不提供对数据修改的功能。     6.建立数据的保密备份制度。备份就是对计算机系统内的相关数据进行备用拷贝，一旦系统出现故障，可随时用备份恢复系统，一般情况下不予使用，因此良好的备份制度是充分保证会计信息安全性的有效保障。但也有一些不确定的客观因素如自然灾害、失窃等可能会造成备份的丢失，这时已难以利用备份来恢复系统，因此对特别敏感、重要的数据应采取双备份或多备份的制度，且将每一备份存放在不同的位置，设置不同的密码，从而确保会计数据的安全可靠。     7.建立预防病毒的安全保障措施。计算机病毒的出现，对计算机系统的安全性造成了极大的危害，从对软件本身的破坏直至损坏硬件。而会计电算化系统中的会计数据是会计工作中的宝贵财富。一旦遭到破坏，将会造成不可估量的损失，因此，对计算机病毒的防范必须提高到议事日程上来。

 

参 考 文 献

1、周凌峰：《企业信息化勿进误区》，《制造业信息化专刊》，2002年第901期

2、付得一：《会计信息系统》，清华大学出版社

3、 姜韵宜，孙莲香，许卫：《会计电算化教学软件上机指导》， 北京用友软件股份有限公司中华会计函授学校教材，2000年8月

4、王景新，郭新平：《计算机在会计中的应用》，经济管理出版社，2000年2月

5、孙莲香：《财务软件实用教程》，清华大学出版社，2002年6月

6、孙万军，陈伟清：《 财务软件应用技术》，清华大学出版社 

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