系统内人员            系统外实体        单据、报表、帐目       

 处理                  数据流向              存储
图3.1     业务流程图图例

图3.2  系统业务流程
这一阶段的工作主要包括调查分析、建模、对模型进行评价和修改以及编写系统说明书。在对办公自动化公司的业务流程进行认真分析和研究的基础上，经过和公司领导的反复协商、论证，最后确定了办公自动化系统的逻辑模型。下面先以数据流程图和数据字典的方式来描述新系统的逻辑功能。
3.2 数据流图
数据流图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。它是采用自顶向下逐层扩展的方法，从逻辑上精确地描述系统具有的数据加工、数据存储、数据输入输出及数据来源和去向等功能。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，所描述的内容是面向用户的，是系统设计的主要依据之一。数据流图的符号说明如图3.3所示：
 
 
 
外部项                 加工                  数据存储            数据流
图3.3    数据流图图例
根据调查材料，明确系统外部项，识别数据输入的来源和输出的去处，自顶向下逐层扩展整个系统的逻辑功能。
3.2.1 系统关联图
首先，明确系统与各外部实体的信息联系，把系统作为一个加工环节，绘出系统的最高层数据流图—关联图，如图3.4所示：

图3.4    关联图
3.2.2 系统顶层图
根据关联图，划分出几个主要的信息管理功能，并明确各功能之间的联系，绘制出数据流图的顶层图（图3.5）。

图3.5   顶层图
从图上可以看出整个系统从总体上划分为信息管理、文件传输、资源共享、网上审批、网上考勤、活动管理、公文管理、公告管理、规章制度和总结管理。
3.3 数据字典
上面讨论的数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺乏详细、具体的内容，因此我们还需要建立数据字典。建立数据字典是为了对数据流程图上各个元素做出详细的定义和说明。数据字典以一种准确的和无二义的方式定义所有被加工引用的数据流和数据存储。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述，从而形成一个完整的说明。数据字典有助于数据的进一步管理和控制，为设计人员和数据库管理人员在数据库设计、实现和运行阶段控制有关数据提供依据。
数据字典描述的主要内容有：数据流、数据元素、数据存储、加工外部项。由于篇幅有限，所以仅各举一个例子来说明。
3.3.1 数据流
数据流是数据结构在系统内传输的路径。
 
数   据   流
系统名： 办公自动化系统  编号： F1
条目名： 考勤管理  别名： 考勤
来源： 用户 　 　 　 去处： 考勤记录文件 　
数据流结构：  　 　 　 　 　 　 　
考勤={考勤编号+日期+考勤类型+上班类型+用户姓名+考勤时间+考勤状态}
　        　
流通量：  60份/每天 　 高峰流通量：70份/每天上午9：00-11：00
简要说明：       　
修改记录： 编写 朱文龙 日期 2009.11.20
 审核 朱文龙 日期 2009.11.25
3.3.2 数据元素
数据元素是不可再分的数据单位。如下图所示：
数   据   元   素
系统名： 办公自动化系统    编号： 　
条目名： 文件管理    别名： 　
属于数据流： F3，F4，F10 　 存储处： D3 　 　
数据元素值：     　
代码类型 长度 取值范围  意义  　
字符  GKC-00001~GKC-99999     XXX
 XX XXX 　
（由字母和数字组成） SPL-00001~SPL-99999    编号
　  JPN-00001~JPN-99999    年号
　  GAC-00001~GAC-99999    供应商代码
　 　 GHL-00001~GHL-99999 　 　 　 　
简要说明：     　
文件号号是文件信息的识别符，每份文件都有唯一的文件号。  　
修改记录： 编写 朱文龙 日期 2009.11.20
 审核 朱文龙 日期 2009.11.25

3.4 基本加工说明
 数据流图中所有不进一步分解的加工，称为基本加工。基本加工是实现系统功能的基本组成部分，准确地，清晰地描述基本加工，是表达系统逻辑功能的关键。
由于基本加工涉及详细的数据处理功能和处理过程，为了做到准确、清晰、简洁，基本加工的描述往往需要设计多种手段与工具。所用的工具有：自然语言的文字叙述、结构化语言、决策树、决策表、数学公式以及上述工具的联合使用。
3.4.1 基本加工分析
 加工示例：文件管理
              获取文件的有关信息
              上传文件，保存文件信息
 
第四章　系统概要设计
 办公自动化系统设计阶段的主要目的是将系统分析阶段所提出的反映公司信息需求的系统逻辑方案转换成可以实施的基于计算机与通信系统的物理方案。这一阶段的主要任务是从系统的总体目标出发，根据系统分析阶段对系统逻辑功能的要求，并考虑到经济、技术和运行环境等方面的条件，确定系统的总体结构和系统各组成部分的技术方案，合理选择计算机和通信的软、硬件设备，提出系统的实施计划，确保总体目标的实现。
系统设计阶段的主要活动包括：系统总体结构设计；详细设计；系统实施进度与计划的制定；系统设计说明书的编写。
4.1 软件模块结构设计
系统设计工作技术性强，涉及面广，且内容复杂，必须要有科学的方法和设计工具做指导。在此，我们采用结构化设计的方法来实现系统总体功能，提高系统的各项指标，即将整个系统合理的划分成各个功能模块，正确地处理模块之间和模块内部的联系以及它们之间的调用关系和数据联系，定义各模块的内部结构，通过对模块的设计和模块之间关系的协调来实现整个系统的功能。
 HIPO技术，即用图形方式表达一个系统的输入和输出功能，以及模块的层次。HIPO技术包含两个方面的内容：
HIPO分层图。用此图表示自顶向下分解所得系统的模块层次结构。
IPO图（输入-处理-输出图），此图描述分层图中一个模块的输入、输出和处理内容。
应用HIPO技术可以进行系统设计、评价，在系统实施之前加工和修改已设计的系统。HIPO图清晰易懂，可以使普通用户、管理人员和其他系统建设者很方便地理解系统的程序结构，也有利于程序的编写和系统的维护。
4.1.1 HIPO分层图
 首先绘制HIPO分层图。HIPO分层图用一个方块代表一个模块，方块内可写出标识此模块的处理功能或模块名。模块之间的调用关系用联结两模块的直线表示。采用自顶向下扩展的方法先画综合性较强、层次较少的模块结构，然后再根据需要一步一步扩充，直到每个模块的处理功能和规模符合系统分解的原则。
应用HIPO技术可以进行系统设计、评价，在系统实施之前加工和修改已设计的系统HIPO图清晰易懂，可以使用记户、管理人员和其他系统建设者很方便地理解系统的程序结构，也有利于程序的编写和系统的维护。
现以办公自动化系统为对象，根据系统分析的结果，按照结构化的系统设计方法，应用HIPO技术进行模块结构设计，如图4.1所示：

系统子模块分解如下：
系统模块 子模块
信息管理 个人信息、修改密码
文件管理 发送文件、接收文件、历史记录
工作计划 编写计划、我的计划
共享下载 上传共享、查看共享
通讯录 公司通讯录、我的通讯录、修改通讯录
审批管理 提交审批、我的审批、申请记录
考勤管理 设置考勤时间、网上考勤、上班记录、下班记录
部门管理 管理部门
公文管理 发布公文、我的公文、公文记录
员工管理 添加员工、员工信息
公告管理 发布公告、查看公告
活动管理 我要投票、设置主题、设置内容
总结管理 编写总结、我的总结、总结类型
4.1.2详细功能
HIPO分层图表示了系统的模块层次结构，但它只能一般地看到各模块间的调用关系。要描述分层图中每一个模块的输入输出关系、处理内容、本模块的内部数据和模块间的调用关系，需用到IPO图，它是系统设计的重要成果，也是系统实施阶段进行程序设计的出发点和依据。
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：信息中心 日期：2009-10-10
模块编号：1 
被调用： 调用：个人信息、修改密码
输入：旧密码验证X和相关个人信息 输出：
处理：IF(X) then (修改成功)
      ELSE(修改失败)
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：文件管理 日期：2009-10-10
模块编号：2 
被调用： 调用：发送文件、接收文件、历史记录
输入：论文信息 输出：
处理：IF（X） THEN(发送成功)
      ELSE（发送失败）
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：工作计划 日期：2009-10-10
模块编号：3 
被调用： 调用：编写计划、我的计划
输入：计划主题、计划内容 输出：
处理：IF（X） THEN(添加成功)
      ELSE（添加失败） 
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：共享下载 日期：2009-10-10
模块编号：4 
被调用： 调用：上传共享、查看共享
输入：常用办公论文 输出：
处理：IF（X） THEN(上传成功)
      ELSE（上传失败） 
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：通讯录 日期：2009-10-10
模块编号：5 
被调用： 调用：公司通讯录、我的通讯录、修改通讯录
输入：通讯录内容X 输出：
处理：IF（X） THEN(修改成功)
      ELSE（修改失败） 
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：审批管理 日期：2009-10-10
模块编号：6 
被调用： 调用：提交审批、我的审批、申请记录
输入：审批信息x 输出：
处理：IF（X） THEN(已经审批)
     ELSE（进行审批） 
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：考勤中心 日期：2009-10-10
模块编号：7 
被调用： 调用：设置考勤时间、网上考勤、上班记录、下班记录
输入：考勤时间X Y 输出：
处理：IF(X>Y) THEN(时间设置不正确)     if（该时段已经登记）then（您已经登记）
    ELSE(设置时间)                      else （登记成功）
注释： 
 
系统名称：协成办公自动化系统 设计者：朱文龙
模块名：部门管理 日期：2009-10-10
模块编号：8 
被调用： 调用：管理部门

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