一、农信社会计档案管理的现状

1、档案室隐患多 

2、档案室陈列乱

3、档案室缺乏规范管理 

4、档案室变更搬迁频繁 

5、机构合（撤）并、退出市场后，会计档案资料搬迁不及时。

二、农信社会计档案管理形成现状的原因

1、体制改革滞后 

2、考核指标有偏差

3、金融业的立法滞后

三、解决问题的相关措施及对策

1、加快体制建设

2、加强管理力度

3、调整考核指标；

4、采取有效措施，提高人员综合素质；

5、完善金融业法律法规

内 容 摘 要

 近年来，我国农村信用社的各项业务发展很快，行业管理也在规范中逐步提升。但作为农信社各项业务活动的会计记录和重要史料——会计档案管理，却显得尤为薄弱。本文以笔者的自身体验和调查，透过农信社会计档案管理的现状，通过分析问题的结症，提出了一系列的管理办法和措施。

浅谈农村信用社会计档案管理的现状、原因及其对策

 近年来，农村信用合作社（以下简称农信社）的各项业务发展很快，行业管理也在规范中逐步提升。但作为农信社各项业务活动的会计记录和重要史料——会计档案管理，却显得尤为薄弱，笔者根据自己的体验和对南雄市农村信用社营业网点会计档案管理的调查，就农村信用社会计档案管理谈谈个人浅见。

一、农信社会计档案管理的现状

当前，农信社随着改革的不断深化，各项业务在发展中不断壮大，综合管理也日趋完善，并取得了一些好的经验和做法。但是，在会计档案管理这方面却存在许多不如意的地方，主要表现在以下几个方面。

（一）、档案室隐患多。一是会计档案室房屋残旧。农信社的会计档案资料，大多数都是用残旧的房屋存放，这种残旧的表现并不仅仅是房屋破旧破烂，甚至有的还是瓦房，常常出现漏水，有的虽是楼房，却处于准危房状态，令人不寒而立。二是档案室空间狭窄。许多农信社特别是农村营业网点的档案室不过是十二三个平方米，这样狭窄的空间，与金融的重要性相比，显得格格不入，既不够用，在气候干燥的时候也会因室内气流不畅，致使火种容易产生。三是档案室水气浓重。目前，大部分农信社都有办公大楼，但有许多网点从存放档案和查找数据方便的角度出发，往往都将档案室设在楼房的首层或他处平房。由于南方春夏两季气流暖湿，雨水较多，且缺乏必要的防潮设施，容易使存放的档案资料回潮褪色、破损变质。四是档案室卫生环境差。由于使用率较低，管理员较少打扫，大部分档案室都存在尘土厚、地面脏、碎纸多、蜘蛛网浓等现象，有的甚至出现了蚂蚁、白虫等有害虫子，致使档案室整体面临严峻的考验。同时，档案资料虫蛀霉烂的现象也很严重。五是多数档案室无磁介质、光盘、缩微胶片等保护设备，容易使这类高科技会计档案资料受损。

（二）、档案室陈列乱。据笔者所知，农信社的档案资料陈列非常乱。这种乱，首先是表现在档案柜摆设的无序上，比如有的柜组间位置不相连，有的柜组间存放的档案资料不衔接。其次是表现在档案资料存放的无序上，这种无序有两个方面：一方面是同一档案柜存放着不同内容的档案资料，比如甲柜组既存放传票，又存放电脑打印的日结资料，还存放年度报表或文件；另一方面是同一档案柜存放着不同年份的档案资料，比如乙柜组存放着87、91、99、02年度的会计档案资料，这种年份不连贯的陈列，会给查找和调阅增添许多不必要的麻烦。再次是表现在档案柜形态设计的无序上。如有的档案柜高，有的档案柜矮，有的大有的小，彼此形态不一，给档案的有序陈列带来了较大的困难。最后是表现在档案资料界定的无序上。农信社的会计档案究竟包括哪些，对不少档案管理员来说仍是模凌两可。所以，在实际工作中，这些管理人员往往会本着“油多不犯罪”的原则，不仅会将会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料存放到档案室中，还会将各类登记簿、上级文件、其他函件、各类刊物、现用和过期的空白传票、账页、备用设备及风扇、锦旗、宣传用具等杂物，一并存放到使档案室中，使档案室简直成了仓库。

（三）、档案室缺乏规范管理。据笔者调查，农信社的会计档案管理很不规范，这种不规范的现象主要表现在五个方面：一是入档登记不真实。主要是入档时间和入档内容的记录不真实，有的会计员不是每次入档都进行登记，而是一段时期（通常是以季或年）只登记一次。由于不是当时记录入档资料，事后凭记忆或印象登记入档项目，难免会出现错漏。二是档案调阅制度没有严格执行。出现随意调阅、调阅不作记录，甚至有对公检法提供原件或借出凭证等违规现象。三是销档制度贯彻不正规。农信社对销档工作很不在意，十年八年都难得有一次，使档案室的会计档案资料堆积如山，人为地加大了档案管理的难度。四是档案修补工作没有落实。出现纸张受损、介质变形、字迹褪色等现象也未曾修补。五是会计档案资料没有按内容或时间编制索引，给查找调阅增加了不少困难。六是会计档案管理人员变动较频繁。交接手续形同虚设，有的甚至根本未办理交接手续，只将钥匙交给接管人就行，出现了问题，则找现有管理员。

（四）、档案室变更搬迁频繁。档案室作为会计档案收藏重地，如果没有特别情况，一般不宜搬迁。因为在搬迁过程中，往往容易丢失相关的会计资料，同时也给会计档案管理人员带来诸多不便和困难。但据笔者所知，农信社的档案室搬迁较为频繁。如某农信社仅仅为了调整员工住房，三年内却搬迁了两次档案室。同时，档案资料存放地点变更的随意性也很大，法定代表人（主要负责人）可以变更，一般档案管理人员也可根据自己的意见进行变更。而这种不良现象在四大国有商业银行和其他股份制银行是极其少见的。

 (五)、机构合（撤）并、退出市场后，会计档案资料搬迁不及时。近年来，农信社在深化体制改革过程中，本着风险防范化解、优化网点结构，提升服务质量等原则，对部分营业网点进行了必要的调整，如对少数设置不合理的网点进行合并，对个别资质差、风险高、亏损重的法人社依法退出市场，这本是无可非厚的。但问题是联社往往只对数据的切割转换和客户情绪的安顿有较周全的考虑，而对档案资料搬迁却未能作出有效的安排，导致会计档案资料丧失有效管理，甚至连丢失会计资料的事也有发生。根据调查，粤北某山区网点撤并后，该社档案资料在无人看管的情况下仍在原地寄存长达两年多。到后来搬迁时核实，发现有两本账簿、六本传票丢失，二十多本传票受到损毁。

二、农信社会计档案管理形成现状的原因

农信社会计档案管理薄弱的成因是多方面的，既有体制上的缺陷，也有制度上的缺漏，还有其他主客观因素。依笔者浅见，主要有四方面的原因：

1、信社的管理体制改革滞后。自1996年底与农行“脱钩”后，管理层与金融专家和农业经济专家就农信社的体制改革问题进行了较深层次的探讨，包括前些年人总行和后来的银监会对美国、德国、日本与荷兰等合作金融发达国家的考察。虽然期间有许多有益的偿试，如总行（银监会）设立了专门的管理机构、建立省（包括直辖市、自治区，下同）联社（协会）等，特别是在2003年8月国务院作出了将农信社的管理权下放到省人民政府后，先有江西、重庆等八省以〈〈国务院关于印发深化农村信用社改革试点方案的通知〉〉（国发[2003]15号）为契机进行了试点，2004年又扩至全国21个省。但事实上，本次农信社“花钱买机制”的改革究竟能走多远，时至今日不论是理论界、管理层还是农信社系统人员对此都不敢有明确的定论，各种不同的声音依然存在。

2、核指标存在偏差。当前，农信社的上级行业管理部门对下级的考核主要定位在存款（包括存款结构）、不良贷款比率、效益（包括减亏）和“三防一保”等工作上，这必然容易使下级管理部门或下级营业机构都会在实际工作中自觉不自觉地轻视会计档案管理工作，甚至会忽视对上述考核指标之外的其他工作。

3、金融业会计档案管理的法律依据仍然是一个空白。目前，我国尚无金融会计档案管理的专门法律，即便是在中国人民银行法和商业银行法中亦无会计档案管理的法律表述。金融业的会计档案管理大都数是作为业务来进行阐述，各家银行的会计管理要求也因此而不尽相同。即便是2003年起施行的《银行会计档案管理办法》也只是人民银行总行根据《银行会计规范指导意见》制定的部门办法。

4、农信社人员综合素质较低，尚有部分会计档案管理人员缺乏对会计档案管理知识的了解，自然也就难以谈说规章制度的执行和档案资料的管理。

三、解决问题的相关措施及对策

基于农信社会计档案管理中存在的一系列问题，为进一步搞好农信社的会计档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规进行规范管理，本着“规范建档、依法管理、高效用档”的基本原则，结合农信社的实际，笔者以为，可从以下几个方面着手切实加强农信社的会计档案管理工作。

（一）、在已定的改革体系中，省联社要加快组建或完善管理功能。当前，我国农信社新一轮的体制改革可以说是尘埃落定，根据《国务院关于印发深化农村信用社改革试点方案的通知》（国发[2003]15号）文件精神，中央将农信社的管理权下放到省人民政府，由省人民政府承担本辖农信社的管理。从已试点和正在试点的情况来看，大多数省份是通过建立或拟建立省联社，由省联社代表省政府实现对全省农信社的管理。回顾过去，农信社与农行“脱钩”后，国务院先后委托人行和银监会对农信社进行行业过渡管理。由于行业管理与金融监管在实际操作过程中不可避免地发生碰撞，使得农信社在经营中大有无所适从的感觉，无法像其他商业银行那样在规范管理中求发展，在规范管理中求效益，更别说会计档案管理这类问题。基于过去的教训，笔者认为，目前未组建省联社的省份，必须加快省联社组建进度，已组建省联社的省份，省联社必须完善其管理和服务功能，自觉担当起总行或者说是准总行的角色，制定出适合本省农信社的管理规章制度。否则，受制约的并不仅仅是会计档案管理，还包括其他直接经济业务。

（二）、加强农村信用社档案建设管理力度。

 1、必须加强农信社各级领导对会计档案建设的重要性认识。从实际情况来看，农信社的经济效益包括两大部分，一部分是直接经济效益，主要是业务收入，如利息收入、手续费收入和其他中间业务收入等，这部分收入可以直接反映经营成果；另一部分是间接经济效益，如安全保卫、内控防范和会计档案管理等，这部分项目由于不能直接反映经营成果，在领导心目中位居次后，但因安全保卫和内控防范已列入考核体系之内，领导对其重要性的认识已大大高于会计档案管理的认识，因此会计档案管理往往比较容易被领导者和管理者所忽视。事实上，这种存在的忽视是非常不应该的，因为如果业务一旦发生纠纷，农信社的资金是否会受到损失，主要是取决于农信社能否提供有利于农信社的证据，这时的会计档案就会显示出它自有的经济效益和经济价值。而且，由于业务纠纷的经济价值弹性较大，少则三元五元，多则百万元千万元，甚至达亿元。这样大的弹性已经远远超出了一般的直接经济效益，特别是随着法制建设进程的加快，不少客户会在借用法律为自己钻空子逃债务的同时也在运用法律保护其自己的切身利益，这必然会导致农信社在今后碰到更多的诉讼的案件，农信社成为被告的机率也会随之增大。在这种情况下，省联社可通过专项治理等方法，以加强农信社各级领导对会计档案建设问题的重视。

 2、采取各种有效措施，彻实加强农信社的会计档案管理建设。笔者以为，首先要选取环境较好的房屋做档案室。所谓环境较好，主要是房屋楼层适中、空间宽大（一般以80平方米的房间为宜）、通风良好、气流畅通、阳光充足、室内干爽、结构牢固、安全可靠。这样的房屋，其防火防潮的性能较好。根据目前农村信用社的办公环境，一般地以二楼单房为宜，有条件的农信社也可选用单元套间。其次要认真界定会计档案资料的内容。根据《银行会计档案管理办法》第三条第二款的规定，银行的会计资料主要包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。根据本条规定，农信社可结合系统要求及有关文件，将会计档案分门别类进行对号档案管理，做到归档完整，层次清楚、存放有序、检索自由。而对非会计档案资料一律不得寄存在档案室，以免将档案室办成仓库。再次要搞好会计档案资料的陈列。农信社会计档案的陈列，既可以按时间来排序，也可以按内容来排序，或者是将两者有机结合起来。并可将柜架编号，将陈列资料编制索引，以方便查找调阅。当前，许多农信社的档案陈列柜架已经无法满足现在陈列的需要，笔者以为，可以考虑将旧架清除，按照现在会计资料陈列的需要，本着实惠耐用的原则重新设计新的柜架。最后要加强会计档案室内室外部的管理。按照档案室的管理要求，档案用房要安装防盗门，窗户钢筋筑牢固，楼梯口安装铁栅门，安装空调机，配备去湿机，吸尘器，灭火器，温湿度表，窗帘等防盗、防潮、防尘、防火、防鼠、防虫、防光、防高温等“八防”设施设备，配备档案管理铁皮柜。农信社会计档案室的内部管理应根据农信社自身的行业特点，建立规范有序的农信社档案室，主要从六方面着手：一是加强环境卫生管理。档案管理员必须定期或不定期搞好室内的清洁卫生，使室内保持干净、清洁、明亮。二是加强会计档案登记管理。如会计档案什么时候入库、什么时候什么人经过哪些程序查找和调阅了哪些会计资料等等，档案管理员都必须有详实的记录，包括编制索引等。三是加强会计档案修补工作。档案管理员要经常检查会计资料的有效性，对破损的资料要及时修补，对变质褪色的资料，要及时复制，对自己难以解决或解决不了的，要及时向本社领导及联社职能部门反映，力求指导解决。四是加强会计档案销毁管理。对保管期限界定、界满的会计档案，如无特殊情况，应予销毁，销毁程序应严格遵照《银行会计档案管理办法》第十三条的规定进行：（1）、由档案管理部门会同会计部门编制会计档案销毁清册；（2）、本行行长在会计档案销毁清册上签署意见；（3）、除银行另有规定外，分支机构销毁会计档案应经上级行批准；（4）、应由本行会计部门、稽核部门、档案管理部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。银行销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。另外，农信社对保管期界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管支未了事项完结为止。五是加强会计档案移交管理。会计档案移交包括两类：一类是档案管理人员变动（调离）移交，这类移交，必须专门编制移交清册，双方当事人经核实后签章确认，并由上级或上级委派的监交人员签章确认；另一类是机构的分立、合并和市场退出移交，这类档案资料的移交，除了执行档案管理人员变动（调离）移交的规定外，还应遵循以下原则进行：（1）、机构分立的，而原机构又存续，由原机构保管，原机构解散，经分立各方协商后由其中一方代管；（2）、机构合并的，由合并后的机构保管；（3）机构撤消的，由业务接替机构保管或联社代管，机构依法退出市场的，移交有关档案馆代管。六要加强电子介质管理。如备份盘、光盘和缩微胶片等。农信社档案室的外部管理主要是门窗的加固及场所的变更，门窗加固目前通常的方法是安装防盗门和防盗网。场所变更如无特殊情况一般不应搬迁。如档案室确实需要搬迁的，基层社应当将搬迁理由写出书面报告，经联社职能部门审批后方可进行搬迁。

（三）、调整考核指标。考核指标作为一根无形的指挥棒，具有独特的作用。事实证明许多三令五声都无法解决的问题，一旦纳入考核范围内，问题总能迎刃而解。其实会计工作升级达标，会计档案管理也是该内容之一，因此，农信社会计档案管理如果能纳入到考核体系内或者归并到安全保卫指标中进行考核，对于加强会计档案管理建设，相信会取得更好的效果。

（四）、采取各项有效措施，全面提高农信社人员综合素质。农信社的人员素质，参差不齐，这是不争的事实。上级行业管理部门和联社应站在发展的高度着眼于未来，通过“从点到线，由线成面”的方式，大力提高员工的综合素质。具体而言，主要措施是：（1）、充分用好现有少数的高精尖业务骨干，特别是有五年以上直接业务经验的正规大中专院校毕业生，应大胆地把这批业务骨干充实到重要岗位上来，以此促进其他员工业务水平的提高；（2）、从相关高等院校招聘一批懂财会、法律、电脑和策划的人才，推动其他员工提升自身素质；（3）、联社要定期举办各类业务技能培训，学习好各项业务管理规定，如会计档案管理。

（五）、尽快建立农信社会计档案管理法律法规。为更好地做好农信社的财会管理工作，杜绝各类因财会方面案件的发生，以及提高农信社的管理水平，在会计档案管理中力求达到一个较高的标准，使会计达标工作得于真正实现，根据《中华人民共和国档案法》和《银行会计档案管理办法》，以及有关农信社业务的具体实际，制定出农信社自已的会计档案法，使农信社会计档案管理升级达标，具体内容包括：会计档案的立卷、管理原则、资料的编号、编目、装订、归档、保管期限及销毁等。

参考文献

[1]银行会计档案管理办法，银发[2002]374号.

[2]王硕平：农村信用社改革：成败得失五年后见，南方金融，2005，（2）.

[3]池治新、谢泉芳：加强农村信用社会计档案管理的对策，南方金融，2004，（6）

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