砍掉多余的办公成本

 随着现代市场竞争的日趋激烈，很多企业已经从原来的快速增长的态势中逐步稳定下来，特别是成长期过后的民营企业，那种利润丰厚、一本万利的时代已经越来越远离管理者的视线了。因而，从竞争战略的角度看，在缺乏差异竞争与技术领先的情况下，更多的企业选择削减成本，从而提升效益及竞争能力的方式对企业的管理模式进行一场变革。
 习惯了大手笔花钱的企业开始倡导“增收节支”，顾名思义，增收节支就是增加收入、节约开支。虽然增加收入与节约开支有时是一个矛盾的统一体，即节约开支有时会以减少收入为代价。如商场为了节约电费，减少照明，这直接会导致商场的经营氛围，从而促使消费者对商场失去信心，显而易见的后果就是直接导致销售额的降低。但有些开销的节约或许会降低办事的效率和速度，却不会造成直接经济效益的流失，那就是“办公成本”。
 办公成本包括办公场地装潢成本、办公设备和办公家具购置成本、办公文具购置成本、办公通讯网络设置成本、办公文件处理成本、办公信息化软件购置成本和办公交通成本。
 从外延来讲，办公成本还包括：一，办公服务成本，如办公设备维护维修成本、办公日常开销成本、业务信息成本、信息化咨询成本等；二，人力资源成本。人员定岗定编和人员工资等。
 首先，我们从办公成本说起。
 现代办公的重要标志是办公过程中普遍使用计算机信息技术、网络技术、通讯技术。通过这些技术在办公过程中的应用，实现了企业经营信息共享、文件的共享、文件的分发流转、网络打印共享、网络数据库管理等工作，并且促使办公自动化在应用上开始进入群体、协同、远程办公阶段。
 基于这样一个现代办公模式的趋势，对此一般有以下几个原则来控制最初的办公投入：
 1、尽量采用敞开式的办公环境，这样不仅有利于加强员工之间的沟通，形成互相监督，减少做与工作无关事项的概率；更有利于降低办公设备采购成本，有利于办公网络的搭建和数据共享。
 2、尽量减少硬件投入，采取“共享”的办法。办公硬件的要根据岗位与职务的差异进行合理配备。如办公桌椅的配置就是很好的佐证；而办公设备的配备更加要求管理部门综合考虑，如一般文员、企划人员、财务人员、经常移动办公人员的设备配备是应该有很大差异的。
 3、会议室的布置、卫生间的装修、餐厅的装修、吸烟室和活动场所的装修可根据企业的实际需要尽量从简（如考虑到企业对外形象的需要，可适当放宽标准）。
 4、在人员设置方面，一是可采用外包专业服务的方式而不是自己雇佣专业人员；二是在技术性不是很强的岗位，分工不易太细，应该让更多的人适应一专多能的工作模式。
 5、量力而行，参加电子商务、网络会议来减少有关费用。
 
 其次，谈谈服务成本。
 如果说设备的采购、办公用品的采购、办公室的改造是固化的了的一笔开支的话，那么，之后的服务成本的开销如果不进行有效的管理的话，那将会给企业带来更多的负担和麻烦。因此，服务成本或维系成本的控制才是成本管理的重中之重。
 1、简化办公流程，降低办公消耗。

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