一、会计电算化的工作原理 二、会计电算化的实际应用 三、会计电算化的操作与管理 四、会计电算化内部管理制度的建立

内 容 摘 要

会计电算化是指在会计工作中应用电子计算机技术的简称，具体地说是用计算机代替手工记账、算账、报账、用账以及代替部分人脑辅助管理的过程。会计电算化的应用减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率，促进了会计职能的转变，使会计工作规范化、标准化，提高了会计人员的业务素质，扩展了会计数据领域，发展和丰富了会计理论。从总的情况看，经过多年的实践和改进，会计电算化的形势和基础比较好，基本完成手工会计记帐向电脑会计记帐的转变，会计电算化已成为当前会计工作的主要工具。随着网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起，一些先进的、现代化的技术不断出现，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，融管理、计划、分析为一体的电算化会计信息管理系统，本文就电算化会计信息系统的应用管理谈谈自己的实际体会。

关键词：会计电算化 信息系统 应用 管理

电算化会计信息系统的应用管理

在深化经济体制改革的过程中，财务管理与成本核算的改革问题越来越受到大家的关注。在科技高速发展的今天，利用计算机替代人工手工记帐已成为现实，为实现会计数据信息的高速传递及上报提供了可靠的物质保障。利用电子计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化，是规范会计工作及会计工作现代化的重要组成部分，是深化会计改革、贯彻新《会计法》、进一步提高会计工作水平和质量的迫切需要。

一、会计电算化的工作原理

会计电算化是将繁琐、单调、机械性较强的会计核算工作交由计算机进行处理，提高会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务管理。使财务管理工作电算化，将会计数据进行汇总、统计、分析，提供宏观管理所必需的决策数据是现代化财务管理的主要内容。会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计工作的发展方向。在会计核算电算化的基础上，提高数据分析处理的自动化和科学化是财会工作向高水平发展的重要前提。

会计电算化是把系统工程、电子计算机技术等科学与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现会计工作方式的变革和人的解放，提供计划和控制经济过程需要的会计信息。会计电算化是会计工作从核算型向管理型转变的必然趋势，是现代会计工作的发展方向，它在经济管理工作中开始发挥越来越重要的作用。大力发展会计电算化事业，也是深化会计改革，进一步提高治黄事业会计工作水平的迫切要求。

二、会计电算化的实际应用

2006年1月我办公室的会计账务从县财政局会计核算中心交回单位自行管理，是县财政局组织实施的第一批会计电算化试点单位，于2006年7月1日正式实行会计电算化。

自2006年7月份我办实行会计电算化以来，会计电算化的高速、快捷、方便等特性已通过近一年的会计决算及季报、月报、数据的查询、提取与手工记帐的差别越来越明显的突出起来。充分利用速达3000型财务软件（我办公室会计电算化试点安装的是县财政统一配置的速达软件公司提供的会计电算化程序）所提供的总帐、工资、固定资产、UFO报表功能，极大的提高了会计数据的统计、数据共享、汇总效率与精确度。

三、会计电算化的操作与管理

通过近一年来的会计电算化的试点与程序运行，深刻体会到要使整个系统能高效、稳定、安全地运行起来，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性，达到尽早甩脱手工帐，完全实现电算化之目的，不但要多方面练习与操作、尽快提高自身的业务水平、熟悉会计电算化程序运行的过程，还要确保系统安全、稳定的运行，必须严格按照计算机操作规程及各项规章制度去做，以免出现大的错误。

（一）会计电算化的初始化工作。在实施会计电算化的过程中，初始化的工作尤为关键，初始化不恰当所导致的后果会在今后的具体工作中逐渐地显现出来。初始化的工作较复杂，单位的财务人员应与软件公司的项目实施人员交流协作，充分发挥电算化的特点，注意实施的关键点，避免一些常犯的错误，高质量地完成初始化工作。在会计电算化系统中，初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，将本单位要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要。总之，会计电算化的初始工作是一项技术性较强的，涉及方面较广泛的，内容较复杂的工作。只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题，高质量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的弯路，才能最大地发挥软件的功能。

（二）上机人员应注意的事项。上机人员必须严格按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入；未经批准，不能使用格式化和删除等命令；严禁在微机内安装或运行游戏软件。

（三）会计电算化操作中的注意事项。为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况是非常必要的，为此应制定：

1、所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。

2、操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向系统管理员报告。

3、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有明确记载。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单，并向系统管理员汇报。

4、操作记录每月装订成册，日常由档案管理员妥善保管，年终整理归档。

5、要真实完整地填写操作记录。对发生问题不登记者，将根据问题的严重程度，按有关制度予以处理。

（四）要做好会计报表中就注意的事项。上报主管部门的会计报表，根据主管部门要求的格式上报。内部会计报表，根据主管领导要求来设定。对内部基层部门上报的会计报表格式也要由主管领导统一规定，一经确定不允许轻易变动。严格遵循报表处理程序。由计算机自动生成的会计报表，与帐簿数据必须衔接一致。存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立软盘备份，备份次数每月不得少于一次。做备份前要填写《备份数据登记簿》。每月的会计报表必须以书面形式打印出来，并经主管领导审阅签字或盖章。每月的会计报表必须以软盘和书面两种形式并存，软盘会计报表和书面会计报表的数据必须一致。每年年终时，必须将全年会计报表数据（包括备份软盘和打印书面报表）统一整理，转档案管理员办理存档手续。

（五）建立相应的根据会计电算化程序运行的特点还应健全相应的系统维护与管理制度

第一，对系统维护的任务

1、实施对系统的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；

2、在系统发生故障时，排除故障和恢复运行；

3、根据电算化工作实际需要，提出系统扩充报告，上报主管领导；

4、在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；

5、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。

第二，对硬件系统的维护

1、硬件设备的管理：会计电算化专用硬件设备由财经科统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时必须经主管领导批准，并确认不影响会计电算化之正常工作，必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。会计电算化硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其它会计事务处理软件。任何人不得用于对外服务。为保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路及打印电缆、显示器连接线等。

2、硬件设备的维护：会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护员负责进行，一般维护工作需填写《系统维护登记表》，大的硬件维护还需做系统维护报告，报系统管理员。会计科目不得随意改动、增删，在每年年初，由会计主管批准并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目，确需变动的要经主管领导批准，并作相应的并帐、分帐、撤帐等处理。

（六）对会计软件的管理

1、会计软件的升级与更换，必须统一规划、以县局为单位统一管理，不得随意更换或处理。财务处在获得会计软件的同时，必须做软盘备份，并分别存放在档案室、机房和财务处的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其它两处的备份软件由数据管理员统一保管。

2、运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。

（七）加强会计信息系统的安全与保密

财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。数据保密性、安全性差。

对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。

必要的内部控制。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是必要的。第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份。

加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。

加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。

（八）对电算化会计档案的管理和利用

电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证；是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证；是电算化会计信息系统正常运行的保证。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。

1、电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

2、电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。根据《帐务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，帐务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次。备份的软盘与档案管理员办理存档手续。用做备份的软盘必须妥善保管。备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。

3、电算化会计档案的利用

即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；②所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

只有认真按照财政部发布的《会计电算化工作规范》来管理、使用、维护计算机，才能真正做好单位内部信息资源的共享，充分发挥会计电算化的快捷、方便，保障会计电算化工作的顺利、全面展开，有机地将会计核算、物资管理工作及系统安全有效地长期运行提供可靠的数据保障，从而促进黄河系统财会电算化网的数据共享长期有效、稳定地发展下去，使财会人员真正摆脱繁琐、单调、机械的手工操作，提高会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，更好地为单位的经营决策、财务管理以及整个治黄事业服好务，保障会计电算化会计工作的顺利开展。

以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。如若重视并及时解决这些问题，它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

四、会计电算化内部管理制度的建立

开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展。

（一）会计电算化岗位责任制

建立会计电算化岗位责任制，要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下：

（1）电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

（2）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

（3）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。

（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

（5）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。

（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。

实施会计电算化过程中，各单位可根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，参照上述对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位。小型企事业单位设立电算化会计岗位，应根据实际需要对上述岗位进行适当合并。

（二）会计电算化操作管理制度

会计电算化操作管理制度的主要内容包括：

（1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登入机内账簿。

（3）操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

（4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

（三）计算机硬件、软件和数据管理制度

计算机硬件、软件和数据管理制度的主要内容包括：

（1）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。

（2）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。

（3）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

（4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。

（5）健全必要的防治计算机病毒的措施。

（四）电算化会计档案管理制度

电算化会计档案管理制度的主要内容包括：

（1）电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

（2）电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

（3）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

（4）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

（5）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

参 考 文 献

1、财政部会计资格评价中心，《中级会计实务》，2009年

2、高正昶，《中级财务会计》，2009年

3、王淑萍，《财务会计学》，2009年

4、王储，《会计电算化与会计工作》，2003年

5、刘语成，《中国会计电算化的实践分析》，2003年

6、王鑫则，《会计电算化之研究》，2003年

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