目 录

一、概述电算化会计信息系统的内部控制

二、电算化会计信息系统的内部控制的特点

三、电算化会计信息系统的内部控制的作用

四、电算化会计信息系统的内部控制的内容

五、电算化会计信息系统的内部控制的应用

内容摘要

随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术在会计领域得到了广泛的应用，很大程度上减少了会计成本，提高了工作效率及安全程度。但目前企事业单位应用会计电算化的现状还只停留在一般利用水平，大多数单位购买了计算机，配备了相应的应用财务软件，没有充分发挥其作用，忽视了相应的内部控制。因此，使用会计电算化信息系统后，根据其特点、作用、内容必须建立新的完备的内部控制系统，以确保会计实行电算化的系统正常、安全、高效的运行。

电算化会计信息系统的内部控制

一、概述电算化会计信息系统的内部控制

随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术在会计了领域得到了广泛的应用，会计已经有的记账、报账向着经营管理领域的深度和广度发展，对企业的内部控制产生了深远的影响，但是由于计算机技术自身的问题以及会计人员业务水平和个人素质原因，会计信息系统的应用也存在着许多问题，因此必须加强会计电算化系统的内部控制以保证电算化后的系统正常、安全、有效的运行。内部控制关系到企业财产物资的安全完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标，必需建立起了一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康地发展。企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的

准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所

未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了，由于电算化计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。

会计系统的内部控制是指为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，是企业、事业组织为了维护会计数据的正确性的可靠性、经营完整性而制定的种种规章制度、组织措施、管理方法、保证会计信息资料真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。考虑到会计电算化的特点，电算化会计信息系统内部控制应具有以下功能：

着重于组织、批准、权限及保护措施等方面的责任控制功能；着重于财产安全、防止错误及舞弊、查找和校正非法行为等方面的差错和舞弊控制功能；着重于如何充分协调和组织，发挥系统效能，使系统高效地运行的效率控制功能。

二、电算化会计信息系统的内部控制的特点 

1、控制的重点转向系统职能部门。计算机会计信息系统实现后，数据的处理、存储集中于系统职能部门，因此内部控制

的重点必须随之转移。

2、控制的范围扩大。由于计算机会计信息系统的数据处理

方式与手工处理方式相比有所不同，以及计算机系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等等。

3、控制方式和操作手段由人工控制转为人工控制和程序控制相结合。在计算机系统中，原有的手工控制手段有些仍然保留，但需要增设一些存储与计算机程序中的程序化控制。当然随着计算机应用的程度不同，程序化控制的范围也会有所不同。一般来说，计算机应用的程度越高，采用的程序化控制也就越多，越方便。

三、电算化会计信息系统的内部控制的作用

1．计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、

人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理 的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。2．电算化会计系统改变了会计凭证的形式 在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中

进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。3．计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度 随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大，因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。 由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系 

统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和

计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。

 四、电算化会计信息系统的内部控制的内容

目前事业单位应用会计电算化的现状还只停留在一般利用水平，管理者对人员分工和职能分割，数据备份与保管、硬软件的备份与维护等方面的重要性往往认识不足。大多数单位购买了计算机，配备了相应的应用财务软件，却忽视了相应的内部控制。因此，会计电算化后，必须建立新的完备的内部控制系统。电算化会计信息系统的内部控制一般包括两类，即一般控制和应用控制。它们均是计算机应用于会计信息系统所产生的特殊控制，用来预防、发现和纠正系统中所发生的错误、舞弊和故障，使系统能正常运行，其提供及时可靠的会计信息的重要保证。

 1、一般控制是指对计算机会计信息系统的组织、鉴定、应用环境等方面进行的控制。一般控制是应用控制的基础。主要包括以下几个方面：

 (1)组织控制：组织控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标

是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约的目的；防止或减少错弊的发生。其中较重要的岗位有 系统管理和审核岗位。

 系统管理主要负责系统的硬软件管理，从技术上保证系统的正常运行。

 审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。具体包括：审查机内数据与书面资料的一致性；监督数据保存方式的安全性、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞等。

(2)系统操作控制：系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业，不得超越权限接触系统。系统应制定适当的权限标准体系，使系统不被越权操作，从而保证系统的安全。操作权限控制常采用设置口令来实行。

 操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行。标准操作规程包括：软硬件操作规程，作业运行规程，用机时间记录规程等。

 (3)系统文件安全及文档控制：系统文件应由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关的人员和按规定不得接触文件的人员，不得使用这些系统文件。

(4)内部审计在系统开发阶段，内部审计人员不仅要参与开发，

指出现有措施的不足，提出改进意见，还要对开发工作本审计

人员还要检查电算化部门的各项规章是否符合整个单 位的基本政策和规定，同时，他们还负责对业务处理、记录保存、报告产生和环境安全及相关的控制进行评价和验证，并利用计算机辅助技术对计算机程序进行测试，以检查业务处理过程是否正确可靠。

2、应用控制则指对计算机会计信息系统中具体的数据处理功能的控制。应用控制具有特殊性，不同的应用系统有不同的处理方式和处理环节，因而有不同的控制问题和控制要求。但是，一般来说，计算机会计信息系统的应用控制包括以下几项控制：

 输入控制：常用的控制方法包括：建立科目名称与代码对照文件，以防止会计科目输错；设计科目代码校验，以保证会计科目代码输入的正确性；设立对应关系参照文件，用来判断对应账户是否发生错误；试算平衡控制，对每笔分录和借贷方进行平衡校验．防止输入金额出错；顺序检查法，防止凭证编号重复；二次输入法，将数据先后两次输入或同时由两人分别输入，经对比后确定输入是否正确等。

处理控制：常用的控制措施包括：登账条件检验，即系统要有确认数据经复核后才能登账的控制能力；防错、纠错控制，

即系统要有防止或及时发现在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施；修改权限与修改痕迹控制，即对已人账的凭证，系统只能提供留有痕迹控制，即对已人账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改功能，对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不提供更改功能等。

输出结果控制：控制措施包括：控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作，并要登记操作记录，从而达到限制接触输出信息的目的；打印输出的资料要进行登记，并按会计档案要求保管。

五、电算化会计信息系统的内部控制的应用

企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。（一）组织机构设置 企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分

析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。（二）职责划分 内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。（三）上机管理 企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。

（四）档案管理 计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。（五）设备管理 对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。 总之，必须加强会计电算化系统内部控制建设，以确保会计实行电算化的系统正常、安全、有效的运行。

参考文献：

1、吴建，《会计电算化信息系的内部控制》，《中华会计网》，

2004年10月

2、张平，《浅论企业财务系统的内部管理和控制》，《中华会计网》，2005年5月

3、魏平秀，《财务管理学》，中国财政经济出版社，2003年

4、王建辉，《管理会计》，新华出版社，2004年

5、罗绍德，《成本会计学》，西南财经大学出版社，2004年

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