会计电算化对会计工作方法的影响探讨

摘要:会计电算化是会计学进入信息时代的发展，它是会计学、电脑与信息技术、企业管理及经济计量学等学科相互交叉结合后产生的综合性学科。其实质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中,即是用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。 会计电算化的普及和应用,不仅仅是会计核算工作的现代化,同时也是一个观念更新、推进企业管理现代化的过程。会计电算化的实施，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。这个巨大飞跃也给会计工作带来很大的影响。    一.会计电算化概述

    1.会计电算化的基本概念

狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。 广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作， 包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会 计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市 场的培育与发展等。会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。    2.会计电算化的作用

    提高会计数据处理的实效性和准确性、提高会计核算的水平和质量、减轻会计人员的劳动强度。提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。推动会计技术方法，理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。

二．会计电算化对会计工作方法的影响

   （一）会计电算化对会计核算方法的影响

    1．会计电算化对会计科目设置的影响

    手工会计条件下,我们用到哪一个会计科目,就直接写出该会计科目的名称,对科目代码的要求并不是很严格。但是,实行电算化后,无论凭证的录入、账簿的登记,还是对账、证表的查询,凡是有会计科目的地方,我们就会使用科目代码来代替科目名称,从而使电算化会计中的会计核算体系比手工会计核算更方便、更合理。因此可以说科目编码方式的变化是会计电算化后对会计实务最直接的影响之一。另外,在电算化会计系统中,不仅会计科目要用到编码,对操作人员、往来账单位等也会用到编码,更利于核算、查询等工作的开展,从而利于管理人员的管理。例如电算化会计下,对往来辅助业务核算时,系统会依据往来单位的代码进行勾兑,并可勾稽有关会计科目的相互关系。这样就可以减轻会计人员的劳动强度,从而使会计人员有充分的时间考虑收账、付款等工作,提供有用的信息给经营管理者。

    2．会计电算化对填制与审核凭证的影响

    会计凭证是记录经济业务和明确经济责任的书面证明,是记账的依据。手工条件下,会计凭证按照填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证两类。记账凭证根据审核后的原始凭证编制,实行会计电算化后,这一基本程序仍不会改变,会计人员仍然是根据审核后的原始凭证将有关数据输入计算机,完成记账凭证的填制。但是,电算化的实行对手工条件下凭证的填制与审核产生了影响,表现在如下方面:①原始单据承载的信息量加大。在手工方式下,信息的提供可以从不同的途径获得,而在计算机系统中,原始单据将成为资料的唯一入口。原始单据的录入,将满足各层次信息需要者的要求,这就要求原始单据中,承载更多的信息量。②记账凭证添加了“科目代码”栏。手工条件下,编制记账凭证时直接写出科目名称即可,而在向计算机中录入凭证时可以只录入各个科目的代码,计算机就可以根据代码自动产生相应科目的名称,这就大大提高了录入速度。另外,电算化条件下,凭证要素和格式都是由会计人员事先按会计制度设定好,只要与制度不符合的凭证,计算机就会拒绝接受,这样会促使会计凭证规范化程度得以进一步提高。③凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系可以进行有效控制,从而使一些不合规范的录入不能输入到计算机中。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在并且是最底层的明细科目.与手工会计条件下相比,更有利于会计科目规范化,更符合国家统一会计制度规定.在电算化条件下,凭证借贷方金额必须相等才能保存,在初始化设置中应事先确定凭证中借方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等,编号可以自动连续,日期可以限制顺序等。通过这些,在电算化条件下对于会计凭证的填制与审核,可以使会计凭证更加规范化,同时还可以降低会计凭证的差错率。④手工条件下, 会计凭证的生成都是由人工书写完成的,在电算化会计中会计凭证输入模块中一般的凭证处理都是由人工录入来完成的,类似于手工条件下的处理。但是,大多数会计核算软件都提供自动转账功能,即由计算机根据程序设计可自己生成所需凭证,它主要用于定期结转损益、结转有关税金的账务业务处理。⑤在记账凭证发生错误时,两种条件下的处理也有所不同,结账前的处理类似,没有太大的区别。在结账后,手工条件下可采用划线更正的方法,并需使原有字迹仍可辨认。在电算化条件下,有些核算软件提供了反结账的功能,可对已发生的错误凭证进行修改,并能删除原错误凭证,或采用补充登记法或红字冲销法进行修改,我们提倡使用后面的两种方法进行修改,而一般情况下不使用反结账的方法修改。⑥键盘操作较之手工处理的“笔误”更容易发生“误操作”,因而“凭证填制”在操作功能上分为“填制”、“修改”、“删除”等步骤以进行正确性控制。⑦填制好的凭证同样需要审核。由于在电算化会计中,凭证是全部资料的唯一入口,即一般情况下只要凭证输入正确,账、表资料则一定正确,所以对于凭证的录入、审核就显得非常重要。

    3．会计电算化对账簿的影响

    在手工会计登账时,总账由一名会计人员根据凭证汇总进行登账,明细账由另一名会计人员根据凭证平等登记入账,月末检查两者是否相等。由于两名会计在登记入账时有可能发生错误,平行登账就会检查错误。但在电算化会计中,总账与明细账均来源于记账凭证,其他的处理均由计算机内部来完成的,而计算机的内部运算一般情况下是不可能发生错误的,所以在电算化会计中总账恒等于明细账,平行登账的校验功能在电算化会计中失去了在手工体条件下所起的作用,取而代之的是对数据输入阶段的控制,以保证数据处理的结果是正确可靠的。

    4. 会计电算化对对账工作的影响 

    手工会计核算的对账工作,一般可分为账证核对、账账核对、账表核对和账实核对四个方面。在电算化条件下除账实核对以外, 其他三个方面的核对要求及方式都发生了变化: 

    4.1　账证核对

    记账凭证和原始凭证的账证核对应进一步加强,因为从原始凭证的归集、整理、审核到填制记账凭证,这一系列过程不是依靠人的处理来完成的,因此差错可能会出现。同时由于计算机对资料的自动处理和共享调用,使记账凭证向计算系统的录入几乎是会计核算的唯一数据输入环节。它的正确与否决定了后续其他各环节。另外,记账凭证录入后的其他各环节是自动完成的,就使人们对这些账目资料失去了直接接触的机会。所以,对于账证核对应进一步加强,加大核对力度,以保证记账凭证的处理是准确的。

    4.2　账账核对基本可以取消

    对于录入到计算机的记账凭证进行总账、明细账、日记账的登账,因为这些工作是由计算机程序自动完成的,它们之间的资料是一致的,所以以核对为目的账账核对就失去了原来的意义。

    4.3　账表核对要区别对待

    报表是由计算机生成的,从理论上说一张报表设计并经过检验后应该是准确无误的, 自然也就没必要进行“账表核对”了。但由于各单位的业务情况千差万别,会计科目的设置有所不同,这些因素使得报表填列公式缺乏规范性和报表公式编辑的完整性没有绝对保障,所以对于账表核对应区别对待:对于业务较稳定、电算化水平较高的企业，账表核对也失去了其最初的设置目的。反之,则仍有必要进行账表核对。

    5. 会计电算化对报表输出的影响

    手工会计条件下,报表中的资料,一部分是财务人员从账簿、其他报表上获取,然后手工填入报表;另一部分是根据基本资料进行计算,然后将结果填入报表,当报表中的一个数据出错,整张报表都需重新计算,然后再填写.手工条件下,编写报表是一件费时、费工、费力的事情。

    电算化条件下,一般的会计核算软件中都有两种编制报表的 方法 :一种是利用报表模块编制,计算机利用已定义好的报表格式,取数公式自动的从账务核算系统或其他会计核算系统中采集资料,生成所需的报表。另一种是用户可以自己定义报表格式、报表中的取数公式等项内容 ,这些资料也由计算机从账务核算系统中取数,也由计算机来完成所需的报表编制工作。

    (二)会计电算化对会计监督的影响

    第一、会计电算化对政府监督工作的影响。 

    第二、会计电算化对社会监督工作的影响。 

    第三、会计电算化对单位内部控制工作的影响 。

    手工核算形式下会计人员按不同的分工，各司其职，组织会计工作的运转。而电算化会计中的人员，除会计专业人员外，还有系统管理员和操作员等，按新的分工形式完成会计工作的运作。原手工操作下的一些内部控制措施在电算化后已没有存在的必要，如编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查；凭证的借贷平衡审查；余额、发生额的平衡检查，都由计算机来完成。因此，会计电算化后的内部控制分为以组织控制措施为主的一般控制和以计算机控制程序为主的系统控制。　

三.会计电算化在应用中存在的问题及对策

    (一)问题

　  1.对会计电算化的认识不足

　　会计电算化在我国始于上世纪70年代末80年代初。经过发展，会计电算化对推动广大企事业单位向管理现代化转变起到很大的促进作用。但是会计电算化与其终极目标还有一定距离，究其原因主要有：第一，管理层满足于为财务部门配齐计算机硬件设备、自行开发或购置一套应用软件，对后续管理、升级改造、全面推广等没有长期战略；第二，会计人员将会计电算化简单视为由手工记账演化为计算机记账，只是记账方式的转变，从而使会计电算化优势没有得到真正的发挥。

    2.财会专业人员计算机知识匮乏

　　部分单位在使用财务软件时，由于文件版本不匹配、非法操作等原因，会发生一些软件故障。一般会计人员所掌握的知识、理论只能满足手工会计核算，还不足够在会计电算化中的应用，因此要求会计人员不仅要掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。

    3.重视账务功能，忽视管理功能

    一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全，而且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能，网络优势得不到充分发挥。

    (二)对策

    1.提高对会计电算化重要性的认识

    会计电算化工作开展的成功与否很大程度上取决于单位管理层的参与程度。随着社会主义市场经济的发展、完善，尤其是在当今数字化革命正在进行，会计电算化已是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然。管理者应高瞻远瞩，着眼于本单位长远发展，紧跟时代步伐，不断提高自身素质，排除自身干扰因素，支持会计电算化工作的开展。会计人员是会计电算化工作的主体，更应该提高自身素质，促进会计工作的规范化发展。

    2.培养复合型的会计人才

    会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，应更注重培养“会计—计算机—管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的快速发展。

    3.财务软件向管理方面过渡

    现行的单位会计软件，虽然已开始从核算型向管理型过渡，但要充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，企业必须注重具有管理型功能的模块。主要的管理模块：全面预算管理。计算机可以根据近期数据分析，做出销售预算，进而做出生产、成本等预算，最后编成预算报表提供给管理部门参考、财务指标分析及评价。建立计算机财务系统指标分析系统，可根据计划与实际或连续若干时期某项指标执行情况的对比分析，揭示其变动趋势。另外，也要运用各种分析方法进行指标完成情况分析，从而为决策层提供决策和评价依据。

四．结束语

    电算化会计产生和发展的过程，是突破传统会计观念，对现行会计理论和方法提出新问题、新课题，以及研究和确立新的理论和方法的过程，从长远看，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用，新的问题和新的课题将不断出现，如：信息处理网络建立后，企业将如何做到既及时合法提供会计信息，又能有效保护商业秘密；两个不同的会计操作平台会计信息如何衔接；信息经济将对现行会计理论和方法产生什么影响等。对新课题进行深入研究，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展。电算化会计理论应当研究实现电算化后的会计信息系统的组织、会计核算的程序和管理制度、会计核算的方法以及用计算机为主的核算工具后对会计理论、会计制度的影响和会计工作的新特点。电算化会计理论的基本问题研究透彻了，会计软件研制就有了明确的方向和目标，才能更符合会计工作的实际要求。因此，我们必须加强电算化会计理论的研究，建立较完备的电算化会计理论体系，以适应会计电算化迅速发展的需要。重视并及时解决会计电算化进程中的这些问题，对提高会计工作水平和会计信息的质量、提高各级企、事业单位的现代化管理水平和经济效益都会起到极其重要的作用。

参考文献：

[1]刘同印.浅谈会计电算化应用的问题及对策。财务与会计.2008.06.

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