企业管理信息系统中的知识管理功能研究

 [摘 要] 信息在企业管理中有着举足轻重的作用，信息管理系统为企业的经营、管理、生产等提供了便捷的服务，并将大量的信息收集、加工、处理、传递、储存、交换、反馈等。把信息作为开发的资源，不断优化企业管理信息系统。企业管理信息系统中的知识管理功能以数据仓库、联机分析处理、数据挖掘技术为基础，对数据进行抽取、转换、加载等操作，将数据转换成有用的信息，为企业管理者制度决策提供可靠的支持将会使企业不断进行经验总结改善现状，有利于提高企业的竞争力，为企业创造出更高的效益。

 [关键词]  信息系统 知识管理功能  竞争力  效益

 在竞争日益激烈的市场经济中，企业积累了大量的业务数据。如何将海量的、纷繁复杂的数据进行整理，挖掘出有用的知识，用以辅助企业管理人员做出正确决策，是各个企业面临的紧迫而复杂的课题。企业管理信息系统中的知识管理功能以数据仓库、联机分析处理、数据挖掘技术为基础，对数据进行抽取、转换、加载等操作，将数据转换成有用的信息，为企业管理者制度决策提供可靠的支持
 企业会根据自身的需求，不断完善企业管理信息系统，再进行优化改进，使得企业在市场经济的飞速发展下，能够及时完善企业内部的信息系统，使企业不断进行经验总结，增强企业自身的生存能力。及时准确、完整地捕捉到市场信息，根据市场的需求为企业创造出效益，给予企业一些发展方向上的指导与意见。本文试图从企业管理信息系统中的知识管理功能研究来进行论述。从企业管理信息的概述、企业管理信息发挥的作用、功能、贡献、战略等方面来证明知识管理功能在企业管理信息系统中发挥的积极作用。
企业管理信息概述
 企业信息管理是为了企业的经营、管理、生产等服务而进行的相关信息收集、加工、处理、传递、储存、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。企业一般都会以先进的信息技术为手段，对企业的信息活动过程进行企业战略规划，对信息活动中的要素进行计划、组织、领导、控制，力求以最小的消耗创造最大的效益，共享管理使企业管理信息高效运行。
 近年来，随着企业各项业务的快速发展以及市场竞争的广度和深度的不断扩大，存储了大量有关生产销售的信息，使得生产和销售数据的存储量急剧增加。在数据背后隐藏着很多重要的信息，因此企业领导需要及时地获得这此信息并制定准确的决策，全面提高企业的竞争实力。然而，传统的业务系统则是针对分离的事务处理而设计，并不擅长于多层次的分析和统计。要达到这个目标，需要充分利用和发挥企业管理信息系统中的知识管理功能。企业信息管理是信息管理的一种形式。做好信息资源的开发将会成为企业的核心财富。帮助企业顺应市场的发展，为企业谋求最大的利益。
 在企业信息管理中，信息和信息活动是企业信息管理的主要对象。企业所有的活动情况都要转变成信息，以“信息流”的形式在企业信息系统中运行，实现信息传播、存储、共享、创新和利用。企业信息管理必须遵循信息活动的固有规律，并建立相应的管理方法和管理制度，这样企业才能完成各项管理职能。通过不断的经验总结和挖掘管理信息来反映企业的活动变化。
 管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通讯设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优，提高效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。一个完整的MIS应包括：辅助决策系统（DSS）、工业控制系统（IPC）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。
 
 二、企业管理信息系统中知识管理功能在企业中的现状
 目前企业管理信息系统中的知识管理功能存在许多瓶颈问题，主要表现为以下几个方面：
  1、，基础数据没有引起重视。部分企业用户认为信息系统只是提供较加详细的财务报表，缺乏系统在业务发展中所起的辅助决策的作用；而另一部分用户认为，管理信息系统高深莫测，它的应用将非常复杂，不但不能给企业的决策提供辅助支持，反而会给企业高层的决策增加障碍；
 2、企业管理信息化知识管理基础薄弱，水平普遍偏低也是制约企业管理信息系统发展的原因；
  3、数据问题。由于企业信息管理系统的数据来源于多种业务系统，在各种数据源的整合过程中经常发现不同系统中的数据不一致，同时数据源的质量问题也比较突出。在企业信息管理系统建设初期数据质量不高是难免的，这就需要在系统建设和使用过程中不断进行修正和补充，从而逐步完善并最终解决系统的数据质量问题。
  4、业务问题。现阶段，由于用户对企业信息管理系统的建设目标、规划等还比较模糊，提出的业务需求和想法比较杂乱，在系统的建设过程中出现了进度拖延、资源浪费以及系统与企业经营脱节等诸多问题，严重的甚至导致系统建设的失败。因此，需要有丰富系统总结经验，明确目标，制定合理的业务需求，进行合理的系统规划，在系统的建设过程中还需要能够及时发现和解决隐患，有效预测和回避实施风险，引导系统沿着正确的方向发展。
  5、使用问题。在企业信息管理系统的应用初期，使用者对于新的数据分析分析工具、方法还比较陌生，加之系统建设初期出现的数据和业务问题，导致使用者对企业信息管理系统的信任度不高。因此在合理解决系统数据和业务问题的同时，企业也应采取有效的方式提高企业信息管理系统的使用率，并通过系统使者的反馈，促进系统数据和业务问题的解决。

知识管理功能对企业的贡献及主要研究的三个方面

对管理个人的贡献
 对管理个人的贡献有：提高管理人员的办公效率，管理人使用的办公软件必须简单、易用、容易操作。
对管理企业的贡献
 对企业的贡献有：信息必须帮助企业提高经济效益。促使管理人员改变对管理信息系统的看法，并以持积极肯定和坚决支持的态度，进一步启迪管理人的思维，使管理人员把信息技术引入到管理活动的各个方面。
 3、主要研究的三个方面
        近年，企业管理信息系统中的知识管理功能研究热点主要集中在三个方面：支撑技术的研究、体系结构的研究、应用系统的研究。①支撑技术。知识管理功能的支撑技术上要包括两个方而：一是计算机技术，主要包括数据仓库、数据集市技术、数据挖掘技术、联机事务处理OLTP、0LAP等分析技术、数据可视化技术、计算机网络技术；二是现代管理技术，主要包括统计、预测等运筹学方法；客户管理、供应链管理、企业资源计划等管理理论和方法；企业建模方法。②体系结构。通过识别和理解数据在系统中的流动过程和数据在企业中的应用过程来提供企业管理信息系统应用的主框架。包括数据预处理、数据仓库、数据分析以等几部分。 ③应用系统。应用系统的研究重点在于对各个应用领域所面临的决策问题的分析，根据各类问题的解决方式和解决方案来决定适合企业所需的功能。
 
四、企业管理信息系统中知识管理功能的组织管理和战略

 1、管理信息系统中知识管理功能有助于管理功能的加强，这主要表现在：
 ①通过计算机网络，增强部门之间的沟通上下层之间信息的传输更加迅速；
 ②企业能更加容易控制各部门的业务活动，不透明性因素在减少、决策失误在减少；
 ③更容易收集到客户的产品需求信息、竞争对手的信息和其它市场信息，有利于企业生产计划和销售计划的制订；
 ④促使把面向人的管理转变为面向目标的管理，充分调动员工的工作积极性和激发员工的工作积极性；
  ⑤实现信息流的统一，加强各环节的衔接，增强管理能力；
  ⑥各种参考数据及时获得，领导的决策水平提高，做到运筹帷幄。
 2、提高管理效率，在没有计算机网络的时代，要有效地实现跨国域或地域的管理是难以想象的，而今天，通过计算机网络和运行其应用系统，可以高效地、便捷地、经济地管理跨国域或地域的子、分公司，企业可以快速对外地子公司下达指令和及时了解外地子公司当天的运营情况。
 3、引发组织结构的调整 ，纵横交错的计算机网络改变了信息传递的方式，使上下各层级的沟通更加透明、畅通。
 4、增加管理手段 计算机网络以及建立在其上的MRPII或ERP系统正在成为企业管理的重要战略手段和企业内部文化的一部分。多媒体和综合业务数字网的利用，可以使企业通过声音、图像和文字来近地域远程控制产品生产或服务提供的全过程，提高顾客的满意程度。
 5、MRPII或ERP等计算机应用系统是一种先进管理思想的载体，它要求企业进行相应的组织架构的调整或业务流程的重组。这两者的相互作用将帮助企业进行“企业再造”和“管理重塑”。
 6、企业信息管理中知识管理功能信对企业发展战略的意义有：
 ①企业间的协同。企业间可以利用信息系统成为信息伙伴，甚至可以将他们的信息系统联结起来，共享信息资源；
 ②使用信息系统还可以取得全行业的竞争优势；
 ③产生网络经济；
 ④企业的业务流程重组，业务流程重组旨在消除低效的业务与部门，减少无效劳动及提高对市场与客户的反映速度，使流程的每一步都能获得价值增值。
 
 五、实际案例
 任何地方只要有管理就必然有信息，如果形成系统就形成MIS。尤其是现代社会，计算机使用MIS已和计算机设备不可分离，因此一般来说MIS就是计算机，MIS 包括计算机、网络通讯设备等硬件成份，包括操作系统、应用软件包等软件成份。并随着计算机水平和通讯技术的迅速发展还会出现更多的内容。计算机设备并不是MIS的必要条件，MIS的开发必须具有一定的科学管理工作基础。只有在合理的管理体制完善的企业规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和准确的原始数据的基础上，才能进行MIS的开发。 MIS系统是企业的子系统，这个子系统在企业里的生死存亡，关键不在于它的技术有多先进，界面多么好看，可以应付或通过什么检查，可以充当什么道具，而在于它是否在提高企业办事效率，提高企业对市场的响应速度，为企业合理利用资源，节约资源、降低成本提高效益发挥作用。MIS是一种较复杂的信息系统。它是在业务信息系统基础上发展起来的。它能收集、传输、存储、加工、输出、维护信息。MIS与业务信息系统的主要区别在于：不仅能进行数据处理，而且还将数据处理与优化的经济管理模型、仿真等结合起来，能向各级领导提供决策用的信息。MIS可以按照企业业务处理的功能划分为若干子系统，如市场营销、产品质量、生产作业、劳动人事、成本财务等。MIS具有以下功能：①及时提供反映企业实际情况的信息，支持决策；②能用数学模型及过去的信息预测未来；③针对不同的管理层给出不同要求的报告，达到控制企业行为的目的；④辅助管理者进行监督和控制，以便有效地利用企业的资源。结合我所在的企业，管理信息系统中知识管理功能的使用主要有AS400和CODA等系统，这套系统后台数据源并不完全相同，存在数据冗杂，应用系统繁多，企业资源浪费等问题。企业将MIS项目整合后台数据源，设计通用数据模犁，建立相应的数据集市，进行多样化前端展示分析需求，集成企业信息，建立企业信息门户。出于对性能、可靠性、可实施性、可靠性的考虑，本系统主要采用IBM公司的DB2数据库为基础创建数据仓库并对之进行分析。前端展示采用ORACLE公司的商业智能软件来实现，采用JAVA语言开发工具进行部分代码的实现。MIS系统的总体需求如表1、1所示：
序号 项目 描述
1 后台数据模型建立 根据实际数据源，设计通用的后台数据模型
2 前端报表展现 根据应用需求，进行报表、图表等数据展现
3 用户权限管理0 根据不同国家、地区用户设置相应权限
4 集成企业门户 根据实际情况，整合企业资源，集成门户
5 其它 其他相关功能
 (1)后台数据模型建立：
 MIS系统应用的数据来自于多个离散的后台数据源，为了满足前端应用需求，需要整合多个数据源，并在后台建立比较通用的数据模型，使前端应用可以固定的从一个或多个数据模型取数。经讨论，MIS系统后台数据模型的流程图如下图1.2所示：
 
（2）用户权限管理
     MIS系统需要考虑用户权限管理的相关内容，系统应该满足以下要求：
①不同国家、地区负责人只可以查看其国家、地区（包括子地区）范围内的数据；
②对于负责几个国家、地区的负责人而言，可以查看其负责的国家、地区（包括子地区）范围内的数据；
③对于不同级别的用户而言，其查看的功能并不完全相同。如对于最高级别的负责人而言，可以查看MIS系统所有的报表功能，但对于某个地区的负责人而言，可能只允许查看MIS系统部分的报表功能。
④其他
 MIS系统前端需要展示报表，其中部分报表的数据来源属于手上录入的数据。这些数据无法直接从后台数据源中直接抽取，MIS系统需要提供手工录入数据界面给相关工作人员录入数据，以便满足前端展示报表需求。
（3）逻辑模型设计
  MIS系统在构建销售主题的逻辑模型时，主要考虑以下几个方面的问题：
 ①星型模型针对每个维作预处理(包括分类、统计等)，生成报表速度比较快；
 ②采用这种方法更容易清理各个维，以及维和事实表之间的关系。同时由于维
表的存在，使得事实表和维表的连接可以使用更小的键：减小存储空间；
 ③将维从事实表中分离出来，能够保证维的不同级别的成员都存在，而这些成
员不一定都在事实表中存在；
 ④这种方法增加了维数据的可见性，容易进行维护。
 MIS系统的星型模型如图1.3所示：
 
  企业管理信息系统中的知识管理功能，不断的被企业延伸、改进，更好的为企业提供服务，作为员工，我们只有不断的学习，适应企业的发展需要，加强计算机知识的学习。
 
六、企业合理利用资源、提高效益，充分体现其商业价值
 
 建立高效的管理信息系统。管理信息系统是以计算机为核心，以现代网络技术为基础的集成化系统。网络信息技术的发展为知识传播和共享开创了一条简单而快捷的通道，它不仅扩大了知识共享的范围，而且很大程度上也降低了知识传播的成本。企业可以建立自己的内部和外部网络，使知识能够得到快速传播便于学习和交流，企业把部分研发项目论文资料、企业员工资料论文、市场宣传的积累资料、日常办公业务网络论文、竞争对手产品库等内部的资源进行数字化处理，构建企业自身的知识库，为内部人员提供可即时在专业知识仓库和主页上发布信息的平台。企业员工可在权限管理范围内便捷地将数字化资料、情报信息和经验知识添加到相应的知识库中加以共享。知识库作为知识的集合，要尽可能囊括企业有关的信息和知识，使知识库真正成为信息的源泉。企业知识库有利于信息和知识的有序化传递，有利于对知识进行系统化的集中管理，有利于实现组织的协作与沟通和对客户知识的有效管理。在已构建企业知识库的基础上，可以利用成熟的网络多媒体互动和数据库技术，使企业成员在网络上相互交流、协同工作、汇集信息,从而将人们头脑中的灵感和知识组织起来，以供恰当的共享和利用。同时，从因特网上收集用户感兴趣的信息，经过智能的处理整合后，以个性化的形式提供给用户。为客户提供了良好的服务，给企业带来了竞争力。
 
七、全文总结
 企业管理信息系统中的知识管理功能服务范围从为特定部门用户服务扩展到为整个企业所有用户服务；从为企业内部服务扩展到企业之间的服务；从为单个系统服务扩展到能为多个不同系统服务，真正实现跨平台。在企业管理系统基础上发展知识管理功能，把定量分析与定性分析结合起来，即能处理结构化数据，又能处理非结构化数据，决策制定过程向自动化和准实时方向发展，为管理人员做出正确决策提供智能人机交互系统。针对不同企业的独特需求，知识管理功能在提供核心技术的同时，又使系统具有个性化，即在原有方案的基础上加入自己的代码和解决方案，增强客户化的接口和扩展特性，使系统具有更大的灵活性和使用范围。管理信息系统给企业带来的经济效益日益被企业的领导者们所承认。每个企业根据本企业对信息的要求通过知识管理功能进行队伍建设，提高人的素质，是推进信息化的中心工作，也是首要工作。在此基础上再一手抓技术的推广应用，一手抓管理的改革，人员、管理、技术三者相互配合、相互促进，协同发展.企业信息管理及软件的开发应用是件耗时费力的工程项目，必须严格按照完整的流程规范化的开发方法和程序来开发，才能开发出与现代企业管理相适应的需求软件，为企业的发展带来动力。
 
 参考文献
1、普斯特.安德森 著 于明编译：《管理信息系统：用信息技术解决商务问题》，清华大学出版社，2009.10（第3版）
2、马慧、杨一平 编著《管理信息系统》：清华大学出版社2010.3

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