会计信息化系统与会计手工系统对内部控制的要求的区别

（一）差错的反复发生

（二）数据安全性差

（三）对不合理的业务缺乏识别能力

（四）输入差错的严重性

（五）程序被非法调用篡改

（六）系统现状与用户要求不相适应。

电算化条件下内部会计控制的特点

（一）数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化。

（二）会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围扩大，内部会计控制的难度加大。

（三）会计电算化控制手段和方式的变化，加大了电算化系统的控制风险。

会计信息系统的内部控制存在的问题

（一）领导重视不够

（二）会计人员的计算机网络知识欠缺、基础薄弱

（三）会计电算化的安全性保密性问题

完善我国会计信息系统内部控制的措施

（一）定期开发和维护系统安全

（二）电算化会计信息系统的安全控制

（三）电算化会计信息系统的人员职能控制

（四）电算化会计信息系统的操作控制

（五）电算化会计信息系统的内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排

内 容 摘 要

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是一个用电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。随着社会的发展，计算机在会计领域的广泛应用，给财务核算工作带来了深刻的变革，对会计工作岗位分工、数据存储等方面产生了一系列影响,使原来的手工操作系统的内部控制制度不能与之完全适应。面对会计电算化内部控制出现的新问题，构建适合于会计电算化系统的体系,显得日益迫切。《会计法》规定：“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度。” 。财政部也先后发布了《内部会计控制基本规范》、《关于研究制定单位内部会计控制制度的暂行规定》。可见，我国党和政府机关、企业及其他各类组织已将内部控制作为治本的手段,用来遏制领导干部贪污腐败、堵塞国有企业资产流失的漏洞、规避企业及其他组织的经营风险和制止虚假会计信息流入证券市场以至整个社会等。所以，会计电算化信息系统内部控制体系也就需要进行改革。

[关键词]会计电算化 内部控制 权限管理

论会计信息系统的内部控制

随着社会的发展，计算机在会计领域的广泛应用，给财务核算工作带来了深刻的变革，对会计工作岗位分工、数据存储等方面产生了一系列影响,使原来的手工操作系统的内部控制制度不能与之完全适应。面对会计电算化内部控制出现的新问题，构建适合于会计电算化系统的体系,显得日益迫切。

内部会计控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物，是随着单位对内强化管理对外满足投资者及其他社会需要而不断丰富和发展起来的，它经历了由简单到复杂，由不完整到完整的过程。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是一个用电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。虽然在会计电算化系统中，内部控制的目标仍然是确保法规的贯彻、保护单位资产的安全和完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高。但会计电算化的飞速发展，使越来越多的内部控制问题频繁出现在大家面前，引起相关部门的高度重视。《会计法》规定：“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度。”在此以前会计相关法规中内部控制制度的制定主要以手工操作环境为基础。随着计算机在会计领域的应用与普及，现代会计的核算手段、操作技能、信息传输及应用环境、内部会计监督对象等都发生重大变化，这对于在传统会计理论基础上形成的会计核算的内容、方法、程序和对象等产生了重大改变。如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查、总账和明细账的核对等在原手工操作环境下的一些内部控制措施在电算化后不再有必要存在。1999年全国人民代表大会通过的新的《中华人民共和国会计法》,将内控制度当做保障会计信息“真实和完整”的基本手段之一。财政部也先后发布了《内部会计控制基本规范》、《关于研究制定单位内部会计控制制度的暂行规定》。可见，我国党和政府机关、企业及其他各类组织已将内部控制作为治本的手段,用来遏制领导干部贪污腐败、堵塞国有企业资产流失的漏洞、规避企业及其他组织的经营风险和制止虚假会计信息流入证券市场以至整个社会等。所以，会计电算化信息系统内部控制体系也就需要进行改革。

一、会计信息化系统与会计手工系统对内部控制的要求的区别

（一）差错的反复发生

在手工系统中，发生差错往往是个别现象，而且由于数据处理缓解分散于多个部门、多个人员完成，一个部门或人员的差错往往可以在下一个环节中发现和改正。所以一般而言，一定时间内数据中反复发生错误的可能性并不大。但计算机系统处理的集中化，加之计算机运算的高速性，使得其处理结果一旦发生错误，就往往在短时间内迅速蔓延，使得多种文件、账簿，以至整个系统失真。如果发生错误的原因在于系统程序和系统软件，则计算机就会重复执行同一错误操作。

（二）数据安全性差

手工系统中数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而计算机系统的突出特点就是其处理和存储的集中化。由此对数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举的浏览其他部门文件和数据，从而使得机密数据被泄漏。另外，数据大量集中存储于磁、光介质中，一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件，就可能是全部数据丢失或者毁损；同时磁、光介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定的要求，从而增加了数据的脆弱性。

（三）对不合理的业务缺乏识别能力

尽管计算机运行速度快、精度高，但以其代替人的手工操作的同时也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑、不合理的及例外事项的判断和处理能力，因此要求在数据处理过程中增加多种检查控制。

（四）输入差错的严重性

在信息处理过程中，"垃圾进，垃圾出"，即如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。计算机会计信息系统处理的高速性和集中化，都使得这一问题更加突出。另外，计算机会计信息系统的输入过程较手工系统多了一道程序，即需将人类可读的数据转换为机器可读的代码形式，这一环节无论采用联机系统还是采用批处理系统都可能产生一定的错误，由此使得计算机会计信息系统输入方面的补偿控制更加必要。

（五）系统现状与用户要求不相适应。

计算机会计信息系统的建立是一个复杂的过程，需要很多计算机和通讯技术知识，单纯依靠用户本身往往难以胜任。所以一般要凭借本单位或者专业公司的计算机专业人员进行。但我国目前的一个普遍现象是，计算机专业人员往往不懂会计与审计知识，而用户又对计算机知识知之甚少。系统的开发过程只能由用户提出具体要求，由计算机专业人员进行相应设计。由于用户和审计人员知识背景的差异，往往造成理解上的障碍，使得设计出来的计算机系统不能满足用户的需要。

电算化条件下内部会计控制的特点

（一）数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化。

在手工会计的组织方式下，企业的会计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位。在这一组织方式下，不同岗位的人员各司其职，彼此构成一个内部牵制网，十分严密，因而很少出现错漏或舞弊的行为。而一旦出现问题，也可通过核查不同的责任者追究责任。这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。会计电算化信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的。经济业务的记录和加工，手工会计的记帐、算帐、报帐全部由电子计算机自动完成，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。与此相适应，会计部门常常划分成数据（信息）收集组、凭证编审组、数据处理组（包括数据输入、处理、输出）、财务管理组、系统维护组。

（二）会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围扩大，内部会计控制的难度加大。

由于电算化系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同，以及电算化系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容。如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等，因而加大了内部会计控制的难度。

（三）会计电算化控制手段和方式的变化，加大了电算化系统的控制风险。

控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。在会计电算化系统中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制。一般来讲，电算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。电算化系统中手工控制与各类程序化控制相结合的特点，反映了电算化控制技术的复杂性。

会计信息系统的内部控制存在的问题

（一）领导重视不够

由于我国的会计信息系统发展较晚，发展的水平也比较落后国际。虽然现在不少企业已经实现会计电算化，但还有很多领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,没有认识到会计电算化是管理现代化的需要，是会计进入信息化的基础,是今后企业决策的重要手段,是会计制度改革的突破口,是时代发展的必然结果。所以我们需要提高领导者的素质，加大对他们的会计知识的培训，让他们对会计领域发展前景有充分的了解。

（二）会计人员的计算机网络知识欠缺、基础薄弱

由于会计电算化涉及会计和计算机两个方面的专业知识,在岗的会计人员虽然经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距，对会计知识掌握牢固的对计算机知识欠缺，对计算机熟悉的又对会计经验欠缺。同时,由于计算机技术发展日新月异，计算机培训教材老化,跟不上计算机技术发展的形势。经过这样的培训和考核的人员,实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。会计人员素质有待提高，不仅仅是加大培训，还需要对教材加快更新力度，让他们充分认识计算机，了解网络化发展的趋势，利用网络提高学习更新周期。会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等新岗位,带来了许多新的要求,提出了新的问题。目前,我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足;实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度来加以约束,才能充分发挥电算化的优势。

（三）会计电算化的安全性保密性问题

由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,目前很多企业管理建立在手工记账的基础上,刚开始实施会计电算化，要改变已形成的习惯方式有一定难度。尤其是会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据的可靠性持怀疑态度。利用计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工,明确规定每个岗位的职责,以防止对处理过程的不适当干预。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位,基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗及稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为,如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等,以减少利用计算机舞弊的可能性。这就需要国家加强防止电算化犯罪的法律建设，完善相关法律、法规。面对高科技新型犯罪，需要建立起惩治利用会计电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于舞弊行为及惩处方法;建立会计电算化系统的保护法律,明确会计电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护(硬件、软件、数据库)及受何种保护等。

完善我国会计信息系统内部控制的措施

（一）定期开发和维护系统安全

为确保财务系统开发过程及内容符合内部控制的要求。财务软件的开发必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。在财务系统开发之初,要进行详细的可行性研究;在系统开发过程中,内审和风险管理人员要参与系统控制功能的研究与设计,制订有效的内部控制方案并在系统中实施;在系统测试运行阶段,要加强管理与监督,严格按照《商品化会计核算软件评审规则》等标准进行;在系统运行前要对有关人员进行培训,不仅培训系统的操作,还要使受训人员了解系统投入运行后新的内部控制制度和对财务提供的高质量会计信息的进一步分析与利用等;此外,应及时做好新旧系统转换。企业应在系统转换之际采取有效的控制手段,做好各项转换的准备工作,如旧系统的结算、汇总,人员的重新配置,新系统初始数据的安全导入等。.系统维护包括软件修改、代码结构修改和计算机硬件与通讯设备的维修等,涉及到系统功能的调整、扩充和完善。对财务系统进行维护必须经过周密计划和严格记录,维护过程的每一环节都应设置必要的控制,维护的原因和性质必须有书面形式的报告,经批准后才能实施修改。软件修改尤为重要,系统操作员不能参与软件的修改,所有与系统维护有关的记录都应打印后存档。

（二）电算化会计信息系统的安全控制

电算化会计信息系统的安全控制包括实体安全控制，硬件安全控制，软件安全控制，网络安全控制，病毒的防范和控制。要保护电算化会计信息系统的安全，就要保障计算机主机房的环境和各种技术安全、注意光和磁介质等数据存贮体的存放和保护。充分保证硬件设备的质量。分析研究各应用软件的兼容性、统一性,使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统,各种业务之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、校验,数据备份应统一完成。设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对公司的特定状况,开发相应的技术来保护系统。加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度。及时更新杀毒软件，定期杀毒。尽量避免不需要本地硬盘和软盘的工作站,采用无盘工作，并且在业务系统中严禁使用游戏软件，以降低病毒感染几率。

（三）电算化会计信息系统的人员职能控制

会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工,明确规定每个岗位的职责,进行权限设置，以防止对处理过程的不正当干预。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位,基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗及稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为,如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等,以减少利用计算机舞弊的可能性。

（四）电算化会计信息系统的操作控制

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲,企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册和上机时间安排等。此外,会计电算化操作应严格遵照会计业务和处理流程进行,在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序,违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止,建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对已记账和已结账业务设置不可修改或逆操作程序,要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正,以保证会计数据的完整性、真实性。操作控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。业务发生控制又称“程序检查”,主要目的是采用相应的控制程序甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、价格等变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,如果输入的数据不准确,处理结果就会出现差错。在数据输入时,哪怕是很小的错误数据,一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化,影响整个计算机会计系统的正常运行。因此,企业应该建立起一整套内部控制制度,以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据必须经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,要采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应按顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等。数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对,对字段、记录的长度检查,对代码和数值有效范围的检查,记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据的发送对象、份数应有明确的规定,要建立标准化的报告编号及收发、保管工作等。数据存储和检索控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、更新和检索,企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

（五）电算化会计信息系统的内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排

在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。我认为,内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。

实施会计电算化后，很大程度上减少了手工会计工作，改变了原来手工会计下的内部会计控制的方式和内容。为了保证会计信息的真实、正确、完整和可靠性,保证会计处理过程和方法符合国家会计制度的有关规定,保护企事业单位财产,就必须建立、健全并认真执行一套完整的内部控制制度. 所以我们要遵循会计相关法律、法规，围绕内部会计控制目标，结合电算化内部会计控制的特点，提出更高的控制要求，选择更多的控制对象，采取更好的控制方式，来重新构建一套较为完善的内部会计控制体系。

参考文献： 

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