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会计电算化的现状发展趋势以及内部控制制度

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会计电算化的现状发展趋势以及内部控制制度毕业论文范文介绍开始:
XCLW129837  会计电算化的现状发展趋势以及内部控制制度



一、会计电算化相关理论简述3
(一)会计电算化的含义3
(二)会计电算化的必要性3
二、我国会计电算化现状研究4
(一)会计电算技术的使用在总体上还处于低层次水平4
(二)财务及管理软件系统内部衔接性差,数据、信息共享性差4
(三)复合型的会计电算化的专业人才缺乏5
三、会计电算化的发展趋势5
(一)会计电算化系统的网络化5
(二)财务业务协同处理,管理信息全面集成6
(三)会计功能的变化6
(四)由会计核算信息系统向会计决策支持系统转变7
(五)由规范化系统向智能化系统转变7
四、会计电算化系统与内部控制制度的相关性7
(一)计算机改变了企业会计核算的环境7
(二)电算化会计系统改变了会计凭证的形式8
(三)会计电算化系统的建立提高了控制舞弊、犯罪的难度8
五、会计电算化内部控制存在的问题8
(一)岗位设置不合理,分工不清8
(二)财务软件兼容性差9
(三)数据的安全性差9
(四)差错的反复性和严重性10
(五)局域网的局限性10
(六)缺乏会计电算化专业人才11
六、完善会计电算化的内部控制制度11
(一)管理控制11
(二)系统开发和发展控制11
(三)系统安全控制12
(四)程序操作控制12
(五)内部审计控制13

内 容 摘 要
随着中国加入WTO,国内企业面临新的环境与竞争。在这种形势下,企业内部财务管理的规范化与科学化就显得尤其重要,会计电算化是实现这一要求的重要途径。但是,我国会计电算化的现况还不容乐观,存在诸多问题。基于此,当前亟需了解我国会计电算化的具体发展现状以及确定未来的发展方向。文章对电算化会计系统与内部控制制度的相关性进行简要阐述,分析了会计电算化内部控制存在的问题,如:岗位设置不合理,分工不清;财务软件兼容性差;数据的安全性差;差错的反复性和严重性;局域网的局限性和缺乏会计电算化专业人才等,文章最后提出建立会计电算化内部控制制度的策略,期待能对具体实践有所助益。
会计电算化的现状、发展趋势以及内部控制制度
一、会计电算化相关理论简述
(一)会计电算化的含义
会计电算化,是电子计算机在会计工作中应用的简称,就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化[1]。
(二)会计电算化的必要性
1、保证了会计核算的及时性
电子计算机以极高速度处理会计数据,手工方式几个人几天的核算工作,采用电子计算机用很短时间就可以完成,大大地减轻了财务人员的工作量,提高工作效率。因而可以确保会计核算的及时性。
2、保证了会计核算的正确性
采用电子计算机进行会计核算,计算精度高,只要按程序正确输入数据,很少引起错误[2]。而在手工方式下,由于重复登记工作较多,难免发生各种差错。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。
3、充分发挥会计的职能作用
会计职能,主要包括对经济活动的反映和监督[3]。由于电子计算机能以极密集的方式存储会计信息,使反映过去和保持记忆的这种记录功能大大提高,可以随时向管理部门和其他部门提供丰富的会计信息。并使财务人员从传统的事前记账、算账、报账转变为有效的事前预测、事中控制、事后分析等管理活动,全面发挥会计在经济管理中的作用。
4、能有效地防止造假作弊现象的发生
符合国家规定的会计软件,都具有可靠性、安全性、保密性。在使用过程中,根据工作性质设置相应权限,增设密码,相互牵制。财务人员只能使用,不能篡改其程序,确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。
二、我国会计电算化现状研究
我国会计电算化的发展,在20世纪80年代中期以前,基本上处于各自为政、闭门造车的局面。盲目进行投资开发会计软件,投资大、周期长、见效慢。到80年代后期,财政部在全国范围内进行了调查研究,认为仅有会计软件的规范化和通用化还不够,必须实现会计软件的商品化和服务的社会化,并解决低水平重复开发的问题。进入90年代,财政部先后发布了一系列的有关电算化会计系统开发、评审、实施等管理规章,大批由业务主管部门主持开发的软件或商品化会计软件得到广泛应用。经过多年的重视与发展,我国会计电算化得到一定的发展。会计电算化工作得到了推广;会计软件商品市场的初步建立。但是,整体而言我国会计电算化还有诸多需要完善的地方。
(一)会计电算技术的使用在总体上还处于低层次水平
目前采用了会计电算化手段的企业中,有半数以上的企业仍然是采用传统的“核算型”财务软件,主要是用电脑代替人工从事会计核算工作[4]。其软件主要是一些软件公司早期开发的部门级会计信息系统,也有一些是自行开发的核算软件,采用“管理型”和“决策型”财务软件的企业较少,采用EFG的企业就更少。这样,会计信息系统的启用并不能对企业管理带来实质性改善。同时在一些启用了“管理型”或“决策型”会计信息系统的企业中,由于管理环境跟不上,或软件使用人员的知识技能跟不上,致使对会计信息系统的使用不充分。软件中的会计核算功能部分能被使用,但财务管理和决策分析功能部分的使用率很低。
(二)财务及管理软件系统内部衔接性差,数据、信息共享性差
会计产生以来就是为了企业管理服务的,并且在Internet环境下,企业管理的内涵也在进一步的延伸,除了传统的企业财务、库存、销售、采购、生产等管理以外,涉及整个企业价值链的许多环节也被要求进入管理范畴。但当前许多财会软件都着重开发账务处理与报表管理,主要解决记账和报表处理效率问题,对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度小,此外目前的财务及管理软件系统内部各子系统之间信息还不能完全共享,使现有的财务提供的信息单一、滞后且缺乏前瞻性,不能及时、有效地为企业决策及管理服务。
(三)复合型的会计电算化的专业人才缺乏
会计电算化涉及计算机、会计、管理等方面的专业知识,目前,我国大多数单位的会计电算化水平还只停留在“仿真阶段”,即主要运用会计核算和报表处理模块,实现手工会计处理的电算化,而对所购软件的其他功能运用较少[5]。究其原因,主要不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,不能灵活运用软件满足工作需要。此外在实际会计电算化培训中,培训内容往往注重财务软件的操作流程和操作方法,对电算化会计信息系统的基本理论不作讲解,忽略了对计算机基础知识和应用知识的介绍,造成会计人员对电算化会计信息系统认识模糊,不能了解系统的全貌,自然更谈不上软件功能的全面深入应用。
三、会计电算化的发展趋势
当前,Intemet的普及和发展,会计电算化的发展也趋于革命化,特别是电子商务跨越空间和时间的限制,直接对原有的商业模式发起猛烈的冲击,从而也重新定义了新经济时代企事业生存、发展的全新规则。会计信息系统在面临网络化生存的同时,也同样面对WTO和经济全球化的挑战,会计电算化走向网络财务是历史的必然发展趋势,也必然冲击着传统财务及相应的会计信息系统,并导致发生相应的变化。
(一)会计电算化系统的网络化
从目前我国会计电算化系统的应用情况来看,大多仍停留在单机状态[6]。随着计算机网络技术的日益发展和成熟,单机应用日益显现出其不足,具体表现在:延长了会计资料的传送周期,增加了数据出错的可能性;不能实现数据共享,系统资源忙闲不均;完成大业务量会计事项处理的能力不足。网络技术的普遍应用,进一步推动了会计电算化系统向深度和广度的方向发展一即实现会计电算化系统的网络化。网络系统可以克服单机系统的缺陷,充分发挥会计电算化的功能,如:a,加快信息传输的速度,建立良好的通信通道。网络化的会计电算化系统很容易实现部门与部门之间、部门与上级之间等的快捷通信,会计系统各子系统之间可以进行自动的转账处理,上级主管部门也可以通过网络方便快速地获取所需数据。由此既可以减少信息传播的时间,又可以减少出错率。b.增加信息与设备共享功能,网络内各计算机系统的会计数据资料都可为其它计算机系统所共享,同时提高了设备的利用率。c.共享网内的数据库资源。在一个网络化的会计电算化系统中,必须保证其中的数据库资源共享。但由此也可能造成共享的冲突问题,因此要保证用户可以对冲突加以限制。
(二)财务业务协同处理,管理信息全面集成
财务如何协同业务一直是企事业面临的重要课题,计算机网络技术的发展,使得财务业务的协同成为可能[7]。财务业务的协同包括内部协同、供应链协等。各部各地分支机构以及各企业、公司、银行、税务等等业务活动过程中无时无刻都产生各种信息,如果伴有财务信息就必须及时将这些信息并行送人财务系统进行处理,并将产生的结果反馈给业务系统,保证财务、业务的协调处理并集成各种管理信息。这时,财务人员必须利用互联网这一先进的技术进行网络化操作,如在线办公、移动办公、分散办公、远程传输、查询等。
(三)会计功能的变化
传统会计的单一货币计量将打破,取而代之将是多国货币、电子货币[8]。WTO和全球经济一体化趋势是全球的贸易越来越频繁,互联网技术的飞速发展,网上业务将越来越普遍,其支付方式将由现有的纸质现金支票、汇票等结算方式转变为电子现金、电子支票、电子信用卡等网上结算方式。财务软件在设计中就必须具备电子货币交易结算系统,同时,财务所提供的数据信息不仅仅是以货币计量的财务数据,更重要的是提供了经济量的信息,从而为管理者、决策层提供全方位的服务。
(四)由会计核算信息系统向会计决策支持系统转变
近年来,许多部门引进或开发并应用会计核算信息系统,积累了完整的会计信息数据。但如何充分利用这些数据进行决策,使管理、生产、经营更科学、客观、合理。会计决策支持系统能综合各种因素,提出各种供管理者选择的决策方案,是一种利用计算机辅助决策的会计信息系统,是会计电算化的发展方向[9]。
(五)由规范化系统向智能化系统转变
目前,国内外会计电算化信息系统都是按设定的工作程序和思路处理经济数据,还不能自动分析和判断处理。未来的电算化信息系统将向能模拟人类思维的智能化方向发展[10]。现阶段,在会计领域内,智能化正向建立会计专家系统发展,就是把专家系统引入会计决策过程,将会计专家解决问题的知识、经验等按组织和逻辑判断的形式移植于计算机中,模拟专家分析解决类似问题。
四、会计电算化系统与内部控制制度的相关性
(一)计算机改变了企业会计核算的环境
会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要。
(二)电算化会计系统改变了会计凭证的形式
在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此,电算化会计系统的内部控制的重点为对人、机控制为主。
(三)会计电算化系统的建立提高了控制舞弊、犯罪的难度
随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失也可能更大。
五、会计电算化内部控制存在的问题
在手工会计系统中,每一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。实行会计电算化后,有形记录较手工会计系统大为减少,账务处理及数据文件都存储在计算机或磁盘上,不像手工会计系统那样直观,特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹,而计算机内部会计数据无论是形态还是结构却发生了变化,这对会计数据的真实性、有效性、完整性造成威胁,一旦出现舞弊行为,后果将更为严重和更难发现,因此电算化系统也存在一些问题。
(一)岗位设置不合理,分工不清[11]
首先,不少单位系统管理员由部门负责人或会计主管担任,但他们通常缺乏较为熟练的计算机技能,不能履行系统管理员的职能。一旦出现问题,只有请外单位的人员来解决。其次,虽然经过几年的会计人员的电算化培训,有些单位已经有了一些可以担任系统管理员的人员,但在岗位设置上将系统管理员与会计主管、数据管理员和网络管理员混为一谈,致使工作职责不明、权限不清[11]。表现最为突出的是系统管理员的权限过大,相当多的单位系统管理员都能够调用系统的所有功能,甚至完全超过了会计主管的权限。究其原因:一是一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限,支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力;二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清楚,混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限,往往将二者混为一谈。
(二)财务软件兼容性差
我国通过评审的财务软件较多,它们都是自行开发,操作平台和支持的软件、数据结构都不相同,编程风格各异。由于各财务软件公司为保密其技术,因此相互间没有交流和沟通,没有业界的协议,不同品牌的财务软件之间也没有统一的数据接口,很难在不同系统上实现数据共享[12]。不同的财务软件因软硬件环境要求不同,在内部控制上做法不一致,例如,有的财务软件要求年终结账前要强制性备份;有的财务软件反结账操作;有的财务软件对机内已作废的记账凭证不保留痕迹等等,这些功能上的差异,导致内部控制缺乏共性,致使内部控制难度大。另外由于对管理型财务软件开发力度较小,其存在问题也较多,如系统内部衔接性差、各子系统间会计数据不能完全实现系统内部自动转换,相当部分仍建立在直接使用基础数据的基础上[13]。
(三)数据的安全性差
电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化,这也给数据安全带来了一定的威胁。例如,电算化系统都有必要的财务分工功能,每个操作员都设置有自己的口令和不同的工作权限,并且每个操作员实际都应严格保守自己的口令秘密。但是在电算化实践中:(1)一部分单位虽然设置有不同的财务分工,却往往是一个操作员身兼数职,他们可以以不同的身份进入系统进行不同的操作,这样,财务分工的控制就名存实亡;(2)未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件,致使会计机密数据被泄漏;(3)会计数据文件大量地保存在磁性材料中,一旦发生火灾、水灾、盗窃之类的事件,就可能使全部数据丢失和毁损;同时磁性材料对外界环境的要求比较高,要防火、防水、防磁性和防尘,对环境温度也有一定要求,因此增加了数据的脆弱性。财务数据往往是企业的机密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大费脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,以防止盗版。系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,都很难从容恢复原来的数据,安全性很差。
(四)差错的反复性和严重性
手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工,一处的差错往往可以在下一个环节中发现和改正,所以在一般情况下差错重复发生的可能性不大,发生重大差错的可能性也不大。但电算化会计系统数据处理是自动化、集中化的,再加上计算机的高速性,程序运行的复重性,使得处理结果一旦发生错误,往往会在短时间内迅速蔓延,导致多种文件、账薄以至整个系统的会计数据失真,并且可能使系统出现反复性差错,电算化系统数据处理的高速性和集中性都使得输入差错的严重性增大,因此电算化信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制[14]。
(五)局域网的局限性
目前多数单位仅能完成会计的记账凭证数据采集、账务处理、常规财务报告的编制、账表资料的打印输出,与各业务系统无在线联系。处于该阶段的系统,在内部会计控制上,只是模拟了传统会计审核对制单的简单控制,殊不知,这种对单式录入、单线程处理的会计信息系统已经失去了手工复式记账的控制监督作用。但多数单位盲目迷信这种单机电算化,自认为不会出任何问题,对处理流程中可能发生的侵犯也无任何防范[15]。会计系统工作流程、岗位设置、人员职能分工、相互制约控制,虽然有口令级控制,但因为对其认识不足,存在相互调用等情况,系统本身也没有更好的防范措施,致使口令级控制形同虚设。特别是将会计业务范围上移到记账凭证制作录入做起点,抛弃了原始凭证作为记明细账的依据,使会计工作失去了对业务的及时控制时机,造成了业务过程的失控,导致内部会计控制的漏洞。
(六)缺乏会计电算化专业人才
由于会计电算化涉及到会计和计算机的专业知识,目前在岗的会计人员虽然经过计算机培训,但与实际要求还有较大差距,许多老会计专业知识与经验丰富,但计算机水平差。年轻会计人员计算机水平高,但会计知识不扎实。
六、完善会计电算化的内部控制制度
严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系,又要相互制约。因此,制定严格的内控制度非常必要。
(一)管理控制
其关键就在于不相容职务的分离。在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务;数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记账职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业或单位为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的管理控制制度,明确职责分工。将电算化部门与用户部门的职责相分离,尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离,以利于相互牵制、相互制约,防止或减少错弊发生。同时,还应建立起职务轮换制度。
(二)系统开发和发展控制
一是授权和领导认可。因为信息系统的开发项目一般投资金额都比较大,对企业整体管理目
标的影响也较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的改革,因此会计电算化信息系统的开发和发展必须经过有关领导的认可和授权;二是符合标准和规范。不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循有关管理部门制定的标准和规范,包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件供应商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等;三是建立人员培训制度[16]。会计电算化信息系统应在开发阶段就要对有关人员进行培训,以便使用人员尽快熟悉掌握系统,从而减少系统运行后出错的可能性;四是注意新旧会计系统的转换。企业应在系统转换之际,采取有效的控制手段,作好各项转换的准备工作,如旧系统数据的结算、汇总,人员的重新配置,新系统需要的初始数据的安全导入等。
(三)系统安全控制
主要包括:接触控制和环境保护、安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源,以保证各项资源的正确性。主要的控制措施有订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑;设置操作权限限制;操作人员身份的密码控制;数据存贮和处理相隔离;设置接触与操作的日志控制。环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障,以保障机器正常运行。主要包括:机房环境保护,保护性设备配备,以及安全供电系统的安装等。例如计算机机房应采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全等,以保证机房环境安全。随着网络技术的快速发展,公司应加强网络安全的控制,设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对公司的特定状况,开发相应的技术来保护系统。
(四)程序操作控制
为了保证信息处理的质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程,这是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定;操作规程则是提出计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括:无关人员不能随便进入机房操作;各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;数据录入员对输人数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改;机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据;不准把外来的软盘带进机房;发现输人内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;开机后,操作人员不能擅自离开工作现场;要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份。并且各项制度要随着公司经营的变化而不断修改完善,以减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
(五)内部审计控制
内部审计在会计电算化中对于保证会计工作人员正确、有效地完成会计核算工作,并最终产生有用的会计信息有着不可替代的作用。内部审计包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,如检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关财经法规的规定[17]。(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整。(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象。(4)对系统运行各环节进行审查,防止电算化实施过程存在的漏洞。
参 考 文 献
[1]王伟.《电算会计的发展趋势———网络会计[J]》.会计之友.2008(7).
[2]赵小真.《会计信息化发展的现状与对策[J]》.会计之友.2009(3).
[3]宋开起.《会计电算化基础教程[M]》.北京:中国财政经济出版社.2003.
[4]庄明来.《会计电算化研究[M]》.北京:中国金融出版社.2001.
[5]于红海.《会计电算化的现状及对策研究[J]》.商场现代化.2009(2).
[6]张朝晖.《电算化环境下会计人员的困惑和思考[J]》.工业会计.2007(5)
[7]刘红.《对会计电算化发展现状的思考[J]》.现代会计.2008(2)
[8]程昔武.《网诺时代我国会计电算化发展若干问题探讨[J]》.技术经济.2008(9) 
[9]麻育胜.《二十一世纪我国会计电算化的发展方向[J]》.上海会计.2006(1) 
[10]管散.《会计电算化和企业管理信息化[J]》.东北财经大学学报.2007(6)
[11]杨帆.《电算化会计系统内部控制存在的问题及对策[J]》.中国会计化.2009(10) 
[12]马金达.《浅谈电算化会计信.g-系统的内部控制[J]》.中国管理信息化.2008(12)
[13]张君华.《加强电算化会计内部控制的探讨[J]》.经济师.2007(03)
[14]舒俊 曹勇.《会计电算化系统的内部控制研究[J]》.财会通讯.2009(05) 
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[16]夏火松.《在Novell元盘工作站下怎样用好安易会计网络软件[J]》.计算机时代.2009(11) .
[17]李松年.《网络财务报告的技术问题研究[J]》.财经研究.2007(8) .


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