一、管理信息系统简介4

1、管理信息系统的概念4

2、管理信息系统的特点4

3、管理信息系统的功能4

二、胜任MIS开发的Excel工具5

1、Excel内置功能5

2、Excel创建管理信息系统的模块5

三、信息输入5

<一>信息的概念5

<二>信息输入最常用的方法：5

1、在单元格内直接输入文字和数据5

2、函数6

3、公式7

4、采用编辑栏输入复杂公式7

5、自行设计对话窗体(forms)7

四、信息处理7

1、excel轻松统计信息7

2、表格设计8

3、复杂的表格设计8

4、财务分析9

五、信息输出9

六、界面制作9

1、MIS菜单与启动9

2、MIS美化9

3、MIS功能10

七、代码设计10

八、数据保护11

1、Excel安全机制11

2、采取保护措施11

3、Excel安全设置12

九、MIS开发架构12

内 容 摘 要

在Excel软件中有一个非常实用的功能，就是Excel开发MIS  。但是大家对Excel开发MIS这个功能可能不是非常了解。目前国内管理信息系统(MIS)开发研制一般采用人们熟悉的dbasex、foxbase或foxpro等,这里将简要介绍如何用excel开发MIS。

一般来说,一套MIS主要包括信息输入、信息处理、信息输出三大组成部分,用Excel处理这些部分均显得游刃有余。Excel是Microsoft Office的一个组件,可向用户提供史无前例的超强功能和易用性。它同时具有电子数据表、图表和数据库的功能,具有极强的分析性能、报表制作工具和丰富的统计图表。笔者结合工作实际和需要，用《Microsoft Office Excel 2003》开发了社会福利企业退税管理的MIS，不但提高工作效率，而且让管理走上了规范化和标准化。结合实际开发经验，以下就信息输入、信息处理、信息输出、界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用excel。

关键词：Excel 信息 数据

Excel开发MIS

随着计算机应用的日益推广和普及，不断增进的管理信息系统（MIS）在企业、行政事业单位和政府部门建立，MIS作为信息管理现代化的重要标志，已经成为现代管理活动中不可缺少的重要组成部分。而在税务部门的日常管理中，方便实用的相关应用软件开发迟缓，引进计算机管理亦是必然的发展趋势。

管理信息系统（MIS）是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统。微软公司开发的office办公软件盛行全球，渗透到每个行业。享有社会福利企业资格的纳税人以陈旧的人工方式填报增值税退税资料，存在着工作量大、效率低下、数据质量差及填报口径不一致等问题，为规范化退税管理，减轻填报人员制作退税资料的工作量，又快又好地完成退税工作，使用Excel开发MIS是一个不错的选择。

一、管理信息系统简介

管理信息系统是信息系统中的一类，主要是通过计算机来实现信息管理的自动化和流程化。信息是一种有价值的基础性资源，在物质社会中具有先导作用，是管理和决策的基础。

1、管理信息系统的概念

管理信息系统(MIS)是运用系统管理的理论方法，以计算机网络和现代通信技术为工具和手段，具有对信息进行加工处理、存储和传递的功能，同时兼备计划、组织、控制、协调和简单决策等功能的人—机结合系统。MIS是企事业单位进行经济信息管理的重要工具，它充分利用计算机硬件和软件，通过人工过程的分析、规划和控制，为组织提供管理决策支持信息，实现科学管理和决策的功能。

2、管理信息系统的特点

管理信息系统的最大特点是高度集中，它能够将组织中的所有数据（信息）集中起来，进行快速处理，统一使用。它超越信息简单的查询，充分利用信息资源，根据用户的具体需求有针对性地对信息进行深度加工，使其信息能对用户的管理产生一定的影响。

3、管理信息系统的功能

管理信息系统将大量复杂的信息资源交给计算机处理，产生管理工作所需要的信息，促进管理工作的提升。它的主要功能有：（1）信息的采集功能；（2）信息处理功能；（3）计划功能；（4）控制功能；（5）辅助决策功能。

二、胜任MIS开发的Excel工具

1、Excel内置功能

微软公司的office应用软件包运行于windows 98、windows XP环境，是目前最受欢迎的应用软件之一。作为office 2003的主要成员之一，Excel 2003除具备一般电子表格的界面友好、功能强大、技术先进、直观方便处，还提供了丰富的函数、卓越的图表功能、强大的数据分析工具和辅助决策工具等众多功能，可以简便地进行各种数据处理、数据分析、数据管理和数据共享，真正地实现了图、文、表三者的完美结合。

2、Excel创建管理信息系统的模块

Excel是创建及管理电子表格的软件,其工作环境集数据库、工作表与图形为一体，提供了各种工具和方法库。它能方便地采集和处理数据，具有丰富灵活的计算功能。在管理信息系统中，数据经过解释变为信息，因为在计算机中都是代码，代码只是数据的代名词，而不是信息。信息是数据的解释。代码是为了便于MIS的设计而人为产生的对数据的惟一标识。下面就信息输入、信息处理、信息输出、界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用Excel。

三、信息输入

<一>信息的概念

信息是物质系统运动的本质表征，是物质系统运动的方式、运动的状态及运动的有序性。通俗地讲，信息一般泛指的是包含于消息、情报、指令、数据、图像、信号等形式之中新的知识和内容，是从不知道到知道的东西。抑或说，信息能够使信息的接收（获得）者通过信息的接收，获得一些有用的知识，从而认识客观事物运动的本质。任何信息都可能包含有三个方面的涵义，一是统计信息，二是语义信息，三是价值信息或称有效信息。

<二>信息输入最常用的方法：

1、在单元格内直接输入文字和数据

在工作表(worksheets)的单元格(cells)中直接输入文字、数据、日期和时间(重复数据可由填充把柄拖拉而得)。例：在工作表单元格中输入数据：

（1）在第一行的第一个单元格中输入数据，再按Tab键以移动到下一个单元格。

（2）在行尾，按Enter键可移动到下一行的开始处。

（3）如果下一行开始处的单元格不是活动的，请单击“工具”菜单上的“选项”，再单击“编辑”选项卡。在“设置”之下，选择“按Enter键后移动”复选框，然后在“方向”框中单击“向下”。 

（4）日期。用连字符分隔日期的年、月、日部分：例如，可以键入“2010-9-5”

或“5-Sep-10”。

（5）时间。如果按12-小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Microsoft 　Excel将按AM（上午）处理。如果要输入当前的时间，请按Ctrl+Shift+:（冒号）。

除上述基本操作外，经常要进行一些复杂的算术运算，进行累加的单元格往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不相一致，这主要是因为其本身不能对数据自动进行四舍五入造成的。为了更简便地解决误差问题，在Excel 2003制作时，可以按如下方式进行操作：

依次在菜单栏中点击“工具 — 选项 — 重新计算”，然后将“工作簿选项”中的“以显示精度为准”复选框勾中，确定退出即可，这样一来就能有效地避免误差了。

2、函数

（1）函数的概念

函数是根据某些数据运算需要事先定制好的计算公式。在Excel中共内置了财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等九大类300余种函数。一个具体的函数通常由前导符号、函数名称及函数参数三个要素构成。

（2）函数的功能

函数可用于执行简单或复杂的计算，对单个的单元格的精确值，Excel函数—ROUND能按设计要求进行取舍。例如，ROUND函数可将单元格A10中的数字四舍五入到指定的两位小数，即在单元格A10中输入ROUND（A10，2）。

此外，嵌套函数（函数可包含多达七级的嵌套）可解决复杂的计算结果判断、返回、显示等。例：“=IF(EXACT("减少",T22),YEAR(D4)&".01.01"," ")”的公式使用了嵌套的EXACT函数并将结果与“减少”进行了比较。

3、公式

公式就是对工作表中的数值进行计算的等式。创建公式有4种方式：

（1）创建简单公式：在单元格中输入运算符和常量；

（2）创建一个包含引用或名称的公式：单元格引用和常量；

（3）创建一个包含函数的公式：函数中的参数是单元格的引用；

（4）创建一个带有嵌套函数的公式：一个函数作为其他函数的一个参数。

4、采用编辑栏输入复杂公式

编辑栏位于工具栏的下方，用来输入和编辑单元格中的值或公式，编辑栏包括单元格名称区域和公式编辑区两部分。单元格名称区域可用来定义显示或指定编辑的单元格名称，公式编辑区用来显示当前单元格的内容供编辑。对于复杂的函数或公式设置，采用编辑栏输入能一目了然，起到事半功倍的效率。

5、自行设计对话窗体(forms)

在对话窗体上可加入标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和命令按钮等,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等)。当然,windows提供的剪贴板进行数据的复制或粘贴也不失为一种常用的方法。此外,excel还提供了强大的文件转换功能,可将txt文件、word文件等直接转换为excel工作簿文件,这就为数据的共享、快速录入及转换提供了极大的方便。

四、信息处理

Excel不仅具有工作表、图形和数据处理等功能，而且具有智能化的计算和数据管理能力。

在我国，企业解决会计核算问题一般是利用电算化软件进行的，但是企业业务种类繁多，有时会出现电算化软件解决不了的问题，这时可请出Excel进行处理。

1、excel轻松统计信息

信息处理按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、排序和统计汇总。在Excel中,几乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能轻松地完成。最常用的是控制主菜单下的"数据"菜单中的各项功能∶

（1）"记录单"选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法；

（2）"排序"选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排序；

（3）"筛选"选项提供了隐藏除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和重点显示提供了方便；

（4）"分类汇总"选项提供了同类数据的汇总及统计方法；

（5）"数据透视表"选项可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同的角度"透视"出求和值、计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准偏差、变异值、总体变异值。

2、表格设计

表格设计是MIS的重点和难点之一,然而在Excel中,表格设计却易如反掌。Excel的工作簿(workbooks)是一个三维电子表格,一个工作簿由若干个工作表构成,每个工作表本身就是一张表格,它最多可达16384行256列,足以满足表格设计的需要，具体说明如下：

（1）表格中每一行的高度和每一列的宽度均可随意调节,多余的行和列可以隐藏起来；

（2）表格中的每个单元格可有不同的字体、字号、边框线、前景色、数据格式、对齐方式和保护方式；

（3）在每个单元格中还可插入不同的文字附注和声音附注。

此外,在每个工作表中可任意绘制直线、曲线、矩形、椭圆、箭头和各种窗体控件(controls),并且还可插入其他windows应用程序的图片和对象,支持ddl和ole。

3、复杂的表格设计

Excel的内置功能为灵活设计各种复杂的表格提供了极大的方便。统计图表是各类MIS的特色之一,能否设计出美观易懂的图表从一个方面反映了MIS生命力的强弱。excel的作图能力特别强大,操作使用方便,它可从工作表中灵活地提取所需的数据,快速生成二维或三维的条形图、柱形图、饼图、环形图、散列图、曲面图、雷达图等。

4、财务分析

Excel具备强大的数据分析工具和数据处理功能，基于Excel的财务分析具有灵活、简便的特性，可以满足个性化、多层次、多维度的财务分析需求，提高财务分析的作用和效率。因此，Excel不仅解决了会计核算本身问题，而且方便了人们对会计数据的进一步利用。

五、信息输出

Excel具有所见即所得的功能,凡是在工作表上能显示出来的内容(文字、数

据、图形、图表)均可打印出来,超宽表格可以自动分页打印；其打印选项十分丰富,完全不需要自己编写另外的打印驱动代码。

六、界面制作

1、MIS菜单与启动

在excel中,MIS的界面既可采用对话窗体进行设计,也可在工作表上直接进行设计,窗体的各种控件可随意放置在工作表上。在录制或编写了宏代码后,还可根据自己的需要任意修改Excel的菜单、工具箱以及提示行显示信息,而隐藏Excel本身的菜单系统,使MIS仿佛脱离了excel处于单独运行之中。

为了在进入windows的同时就进入MIS界面,可在windows的初始化文件win.ini中加入load=c:\excel5\excel.exe /e,在c:excel5\xlstart子目录中加入MIS的界面控制程序,这样将在启动windows的同时直接进入Excel环境并启动MIS的操作界面,而不显示Excel的启动封面;auto-open是含有特殊含义的子程序名称,它可在打开工作簿的同时运行auto-open中的语句。

2、MIS美化

一个专业的数据表，最基本特征就是拥有一个专业的数据表外观，否则会让查看效果大打折扣，有时甚至让数据的可信程度降低。数据表外观美化包括标题和表头、数据表背景、表格虚框和框线三部分。例：数据表背景美化。通常有两种方法，一种是利用“格式”工具栏中的“填充颜色”按钮进行单元格底纹的设置，另一种可以通过“格式→工作表→背景”命令进行设置。打开“工作表背景”对话框，从中选择一个事先准备好的“纹理”图片，确定后，就能够将此图片平铺复制到这个工作表的所有单元格下，形成“背景”效果。由于背景会进行平铺复制，所以“纹理”效果的图片更适合。为了让数据在表中更加醒目，可以利用“格式”工具栏中的“填充颜色”按钮将单元格的底纹设置成白色，将标题行设置成深色。

对数据表进行格式美化，是没有一定之规的，只要能起到美化的作用，让数据表更具专业效果，就是追求的目的。

3、MIS功能

完整的MIS首先必须逻辑严密，模块间互相衔接，数字准确、快捷，具有查错、纠错、审核、计算等功能，表与表之间实现数据互补、互控；其次，需要一个带录入提示功能、颜色识别的可编辑项、由源数据生成指标及漏录项审核的界面功能；最后，规范健全MIS的填写内容和要求，达到既实用又简便，让信息采集者和管理者同在一个标准上。

七、代码设计

代码是一个程序的根本。在一个项目的开发过程中，代码编译可能要占用开发者大部分的时间。如何正确、快速、高效地编辑代码成为开发者们关心的问题。

对于简单的MIS,一般不需要进行代码设计,用excel本身提供的各项功能就可满足要求。除具有通用的工作表函数外,excel还提供了丰富的日期和时间函数、财务分析函数、统计分析函数和假设分析函数。例如在b1单元格输入公式"=average(a1:a9)",就可直接求出从a1到a9中各单元数据的平均值。然而对于比较复杂的MIS,则必须使用excel的编程语言—visual basic for application (vba,也就是excel的"宏")。vba直接嵌入excel的工作簿中,其语法规则非常类似于visual basic,比较容易掌握。vba包含丰富的各种函数、方法、对象、属性和语句。理解并逐步掌握vba中数量庞大的各类方法、对象和属性是在excel平台上进行二次开发的关键技术。

Excel的所有菜单操作均可通过vba编程实现,此外vba还可以实现excel本身不具备的功能,如api函数的调用。利用excel提供的"录制宏"功能是初步

学习vba的简捷方法。熟悉vba之后,就可自己修改宏并编写新的宏。需要说明的是,中文excel 5.0的宏支持汉字过程名和变量名,这就为程序的阅读和维护带来了便利。例如以下的代码片段是正确的∶

1: sub求和计算()

2: dim 被加数,加数,求和数

3: 被加数=100: 加数=350

4: 求和数=被加数+加数

5: msgbox 被加数 & "与" & 加数 & "的和等于" & 求和数

6: end sub

八、数据保护

1、Excel安全机制

Microsoft Excel 提供了多层安全和保护来控制可访问和更改 Excel 数据的用户： 

（1）为获得最佳安全性，应当使用密码 （密码：一种限制访问工作簿、工作表或部分工作表的方法。Excel 密码最多可有 255 个字母、数字、空格和符号。在设置和输入密码时，必须键入正确的大小写字母。）保护整个工作簿文件，并只允许授权用户查看或修改数据。 

（2）要对特定数据实施额外的保护，可以保护特定工作表 （工作表：在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。）或工作簿元素，使用或不使用密码均可。使用元素保护可以帮助防止他人偶然或恶意更改、移动或删除重要数据。

2、采取保护措施 

为了防止已输入单元格中的公式被误删、误改，或人为篡改，为了防止报表数据的泄密和修改，同时为了工作表下次继续使用，可以将分析表的格式即各项目单元格和带有公式的单元格设定密码保护，还可将公式予以隐藏。具体做法是：

（1）将某些单元格（主栏项目和宾栏项目之外而又不带有公式的单元格）

排除在保护范围之外，即在“格式-单元格-保护”中对上述单元格不选择为“锁定”；

（2）对拟保护的带有公式的单元格设定为“锁定”、“隐藏”，方法同上；

（3）对工作表进行保护，即在“工具-保护-保护工作表”中选定对话框的“内容”等项，然后设定密码，这样就实现了保护。当下次使用时，必须输入密码才能打开。当然，对整个分析文件还可设定打开口令和修改口令保护。

需要特别提醒注意的是，如果原来设计的栏次、指标不敷应用，则可对已设

报表进行调整，增加主栏或增加宾栏，追加分析项目。但设定保护后，必须撤销对工作表的保护，才能修改，修改后应对文件重新命名。

3、Excel安全设置

MIS的数据保护能力是用户和软件开发人员共同关心的问题。在excel中,您不必编写任何程序代码就可达到数据保护的目的。

Excel为用户提供了多级保护手段,可以自行选择是否保护每个单元格或每个控件,是否保护某张工作表,是否保护每个工作簿,是否需要输入打开工作簿的口令。一般而言,打开工作簿的口令由用户设定,其他保护功能由程序设计人员设定,一经设置了保护功能,任何人(包括程序设计者)在不知道口令的情况下均无法越权使用。

九、MIS开发架构

MIS开发中，开发者应立足于用户和原有的工作方式，对具体情况作出具体分析，要有建立新的工作模式的创造力，通过预先的架构利用Excel内置的强大功能以及提供的二次开发平台,快速、简便地开发出具有专业水平的MIS，并使之成为实现科学化管理获取高效率的重要工具。

Excel功能众多无法逐一谈及,开发中应注意摸索。用Excel开发出的MIS，不但上手容易，而且兼容性强。在信息社会和知识经济时代，信息产业在社会经济中所占比重越来越大，促进了社会经济的发展。已开发的退税MIS自推广使用以来，提高了办公效率，改善了服务质量。为享有社会福利企业资格的纳税人制作退税资料提供了良好平台，是退税经办人办理相关退税手续的好帮手，平台表与表之间的紧密衔接关系，有利于退税经办人对退税政策更透彻的理解与应用，平时工作中的疑点困难少了很多。

参 考 文 献

1、李强，《用Excel开发MIS的方法》，《现代经济信息》2009年第11期；

2、薛华成，《管理信息系统（第5版）》，清华大学出版社，2007年8月；

3、邵丽 郭宁，《中文版Excel 2000实用教程》，航空工业出版社，2000年5月；

4、陈秀峰，《Excel统计快速入门指南》，《2005中国计算机年鉴》2006年1月；

5、陈伟，《自动化财务信息处理系统的构建》，《财会月刊》2006年第10期；

6、邵静，《EXCEL在财务管理中的应用》，科学出版社，2000年6月1日；

7、云南省中级会计电算化继续教育教材编写组，《中级会计电算化》，经济科学出版社，2004年7月；

8、樊斌 赵志坚，《会计信息基础化-Excel高级应用》，人民邮电出版社，2008年3月1日。

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